Publicado el 21 de noviembre 2024
Escrito por Yuchen Zhang, Principal Product Marketing Manager y
Hannah Fischbein, Associate Product Marketing Manager
Revisa el texto original aquí.
Centralizar las comunicaciones en su organización ahora es más fácil
Según los resultados del informe “Prioridades y predicciones de gestión del conocimiento para 2024” del American Productivity and Quality Center, los líderes empresariales consideran que se requiere una mejor gestión del conocimiento para abordar las siguientes cuestiones:
- Frustración de los empleados debido a repositorios de datos desorganizados.
- Flujos de trabajo interrumpidos por herramientas e información desconectadas.
- Captura y transferencia eficaz de conocimientos a los nuevos empleados.
- Capacitación y mejora exitosa de las habilidades de los empleados actuales.
- Prevención de riesgos asociados con lagunas y silos de conocimiento.
Una intranet dinámica conecta personas, equipos e información para mejorar el acceso a la información, agilizar los flujos de trabajo y fomentar la colaboración.
Si su organización ya utiliza Confluence para la gestión del conocimiento, aprenda cómo crear una intranet interna que sirva como ventanilla única para todos en su organización.
En esta guía, exploraremos qué es y cómo funciona, mientras analizamos las mejores prácticas para organizar y compartir con éxito los datos internos en toda su organización.
Cómo organizar y compartir información en toda su organización de manera eficaz
- Diseñe una intranet atractiva y fácil de usar
- Haga que la información de la empresa sea fácil de encontrar
- Reduzca la proliferación de herramientas
- Democratice la accesibilidad y facilite la colaboración
- Administre los permisos para mantener los datos confidenciales privados
- Una solución potente que también tiene una excelente apariencia
- Confluence: Personalice una intranet dinámica con Company Hub
Diseñada para ser atractiva y fácil de usar.
Crear un producto que todos los miembros de la organización utilizarán puede ser desafiante, ya que es difícil satisfacer las preferencias de todos y garantizar su adopción. Es esencial desarrollar una experiencia de usuario intuitiva, fácil de navegar y visualmente atractiva.
Con Confluence, es increíblemente sencillo crear una intranet visualmente atractiva, dinámica y de fácil uso para su equipo. Personalice un centro de información dinámico para toda su empresa con Company Hub: un único destino de referencia para noticias y anuncios verificados y actualizados, recursos populares para empleados, entre otros.
Muestre contenido dinámico mediante tarjetas o un carrusel y personalice su Hub para que se ajuste a la identidad de su marca. Hemos optimizado todas las páginas de Confluence y las vistas generales de los espacios agregados al Hub para que tengan un aspecto profesional, con opciones de navegación de marca, encabezados de ancho completo y configuraciones dinámicas de títulos. Estas funciones premium son perfectas para presentar información o colecciones de elementos relacionados de una manera visualmente atractiva.
Haga que la información de la empresa sea fácil de encontrar
Según un informe de McKinsey, los empleados dedican el 20 % de su semana laboral a buscar y recopilar información. Frecuentemente, enfrentan dificultades para encontrar la información correcta o contactar con la persona adecuada.
Acelere el acceso de los equipos a la información clave que necesitan, de manera que puedan dedicar menos tiempo a búsquedas y más a tareas productivas. Cierre las brechas de comunicación y fomente la productividad y colaboración conectando equipos, contenido y experiencia en un lugar central mediante Company Hub.
Comience utilizando tarjetas y carruseles para almacenar recursos siempre actualizados y relevantes para los empleados, tales como:
- Guía de incorporación de nuevos empleados
- Sugerencias de formación y desarrollo
- Enlaces rápidos a políticas de beneficios
Ya no es necesario buscar entre carpetas ni contactar a personas. El diseño flexible en árbol de páginas de Confluence facilita la agrupación de páginas relacionadas, lo que asegura que los empleados y equipos puedan acceder rápidamente a la información relevante. Además, con Easy Search, puede realizar búsquedas en las páginas de Confluence y en la suite Atlassian más amplia (incluido el contenido archivado) para encontrar documentos importantes utilizando nuestra potente inteligencia artificial.
Reducir la proliferación de herramientas
Minimizar los cambios de contexto también contribuye a mejorar la productividad. Un estudio de Harvard Business Review concluyó que los trabajadores dedican el 9 % de su tiempo laboral anual a reorientarse después de cambiar de aplicación.
La mejor manera de mitigar los efectos negativos de la proliferación de herramientas y los constantes cambios de contexto es utilizar una única plataforma donde se almacenen todos los recursos de la empresa. De este modo, cuando los empleados necesiten información interna, sabrán exactamente dónde buscarla.
Confluence es ese recurso único y de autoservicio para todas sus necesidades de gestión de proyectos. Según nuestra investigación State of Teams 2024, los equipos que gestionan la información por sí mismos tienen 4,9 veces más probabilidades de ser eficaces y 4,4 veces más probabilidades de ser productivos.
Company Hub puede ser el recurso central para gestionar tanto los datos generales de la organización como los de los empleados. Proporciona a todo el equipo un único destino al que recurrir para acceder a toda la información empresarial que puedan necesitar.
Puede usarlo para almacenar recursos siempre actualizados y relevantes para los empleados, como documentos de incorporación o políticas de vacaciones. La centralización de los datos del equipo permite acceder rápidamente a la información necesaria, lo que reduce el tiempo perdido saltando de una herramienta a otra buscando lo que se necesita.
Democratizar la accesibilidad y facilitar la colaboración
El acceso fácil a la información garantiza que los empleados puedan encontrar lo que necesitan y utilizarlo sin barreras innecesarias. A menudo, no solo la información necesita centralización, sino también el conjunto de herramientas.
No es raro que cada departamento tenga sus propias herramientas, pero ¿qué sucede cuando el equipo de atención al cliente o marketing necesita acceder a los datos de una herramienta utilizada por el equipo de ventas?
Esta falta de acceso es un desafío común incluso para los trabajadores del conocimiento. En el informe State of Teams, también descubrimos que el 55 % de los empleados requieren ayuda para rastrear información, a pesar de conocer a muchas personas en su trabajo.
Una colaboración eficaz comienza con la accesibilidad y la transparencia. Los equipos no pueden colaborar si no tienen visibilidad ni un entendimiento claro de lo que hacen otros departamentos.
La estructura en árbol de páginas de Confluence permite a las organizaciones crear una intranet accesible que cubra todos los recursos de la empresa. Su diseño flexible facilita la agrupación de páginas relacionadas, lo que agiliza aún más el acceso a la información. Los accesos directos integrados, como la macro de árbol de páginas, ahorran tiempo al crear listas dinámicas y jerárquicas que muestran las páginas y los temas relevantes.
Crear contenido nuevo con Confluence es fácil, pero trasladar documentos existentes a una nueva intranet puede ser complicado. Para garantizar que la información no se pierda, agregue enlaces inteligentes al árbol de contenido de Confluence.
También es sencillo incorporar y editar contenido de otras herramientas que tu equipo ya usa. Además de herramientas nativas como Confluence y Jira, Company Hub es compatible con muchas de tus herramientas de terceros favoritas, lo que permite compartir archivos de diseño, repositorios de código, hojas de cálculo y más.
Puedes utilizar Company Hub como un espacio donde cada equipo comparta indicadores clave de rendimiento trimestrales, progreso y resultados, para que todos comprendan cómo contribuye cada equipo a los objetivos colectivos de la empresa.
Administre fácilmente los permisos para mantener privados los datos confidenciales
No toda la información de la empresa es relevante ni apropiada para que todos la vean. En Company Hub, gestionar quién tiene acceso al contenido es sencillo y eficaz.
El administrador encargado de configurar el Centro de la Empresa puede invitar a colaboradores de todos los departamentos, permitiendo que la curación de contenido sea un esfuerzo colaborativo. Por ejemplo, si un miembro del departamento de recursos humanos es el administrador, puede invitar a los gerentes de marketing, ventas y productos para que ayuden a seleccionar el contenido que representará a cada equipo.
Los administradores también cuentan con configuraciones de permisos robustas que les permiten decidir qué información estará disponible para todo el equipo, ya sea a nivel de usuario o de grupo. Por ejemplo, si se desea agregar información al Hub pero solo permitir que los líderes del equipo la vean, es completamente posible.
Además, mientras el administrador y los editores crean contenido nuevo en el Hub, solo ellos pueden verlo. Una vez publicado, el contenido se vuelve visible para todo el equipo.
Una vez que el contenido se publica, los usuarios de Confluence verán un nuevo punto de entrada en la barra de navegación superior con el nombre de su organización. Al hacer clic en este punto de entrada, Confluence los llevará directamente al Centro de la Empresa, completamente publicado y listo para su uso.
Una solución potente que además luce genial
Al crear un producto que será utilizado por toda la organización, es difícil satisfacer las preferencias y necesidades de todos. Lo mejor que se puede hacer es diseñar una experiencia de usuario que sea intuitiva, fácil de navegar y visualmente atractiva.
Estas fueron nuestras estrellas guía al desarrollar Company Hub. Hemos hecho que sea increíblemente fácil crear una intranet visualmente atractiva, dinámica y atractiva para su equipo sin tener que salir de Confluence. Puede mejorar la colaboración y los flujos de trabajo de su organización de varias maneras:
Anunciar noticias de última hora
Si sus empleados no comienzan el día en su intranet, pueden perderse actualizaciones importantes de la empresa. Dado que Company Hub está integrado en Confluence, muchos empleados ya están allí. La centralización de los datos del equipo en una única plataforma permite a los empleados acceder rápidamente a los recursos que necesitan y garantiza que la información crítica llegue a todos.
¿Necesita ayuda para hacer una lluvia de ideas? Comience con:
- Actualizaciones de liderazgo ejecutivo
- Grandes victorias
- Visión y objetivos
- Celebraciones del equipo
¿Aún le preocupa que los empleados se pierdan información importante? Puede utilizar el análisis de páginas de Confluence para realizar un seguimiento de la participación y el alcance de los usuarios.
Obtenga contenido en colaboración colectiva
¡Invite a los gerentes de marketing, ventas y productos a ayudar a seleccionar el contenido del Hub para representar a todos los equipos! El administrador de Confluence puede permitir que colaboradores de todos los departamentos contribuyan y colaboren para mostrar el mejor contenido en toda la empresa.
Intégralo con tus herramientas favoritas
La clave para lograr la adopción de su sistema de intranet es integrarlo con las herramientas que ya utilizan sus equipos. Confluence integra muchas de sus herramientas de terceros favoritas, lo que permite compartir archivos de diseño, repositorios de código, hojas de cálculo y mucho más.
Confluence: personaliza una intranet dinámica con Company Hub
Con Company Hub, puede crear una continuidad perfecta entre su intranet y cualquier otra herramienta de comunicación o almacenamiento de archivos que sus equipos estén utilizando.
¿Por qué incorporar una herramienta externa para la colaboración entre equipos y el intercambio de conocimientos? Cree una dentro de una plataforma que ya conoce y en la que confía: Confluence.
¿Busca inspiración? Aquí tiene una guía rápida sobre cómo crear y personalizar fácilmente su propio centro de empresa: Crear y personalizar un centro de empresa | Confluence Cloud | Soporte de Atlassian.
Publicado el 21 de noviembre 2024
Escrito por Yuchen Zhang, Principal Product Marketing Manager y
Hannah Fischbein, Associate Product Marketing Manager
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