La tecnología de flujo de trabajo moderna aumenta drásticamente la eficiencia y crea más tiempo para proyectos de alto impacto.
Para muchos empleados, nada es más devastador que las tareas manuales como la entrada de datos. Actualizar la información del cliente en una base de datos es aburrido, repetitivo y requiere mucho tiempo. Aún más preocupante es el hecho de que un solo error durante este tedioso proceso puede llevar a una venta perdida; todas esas tareas repetitivas de dos minutos pueden representar un riesgo significativo para su productividad y flujo de trabajo.
Según SnapLogic , la entrada de datos y similares cuestan a las empresas 19 días hábiles por empleado cada año. Si esto le suena cierto, tenemos buenas noticias: las herramientas de automatización del flujo de trabajo realizan asignaciones manuales en un abrir y cerrar de ojos.
La automatización del flujo de trabajo toma un proyecto o proceso comercial tradicionalmente manual y lo asigna a una computadora. Se basa en la lógica basada en reglas para automatizar las tareas tradicionales de lápiz y papel.
Los flujos de trabajo automatizados ahorran más que unos minutos. La tecnología de flujo de trabajo moderna también aumenta drásticamente la eficiencia y crea más tiempo para proyectos de alto impacto, lo que reduce el trabajo ajetreado para que pueda descansar, ser creativo e innovar.
Estas son algunas tareas comunes en las que el software de automatización puede agregar mucho valor a su flujo de trabajo .
1. Asignar problemas automáticamente a su equipo
Puede utilizar software de gestión de proyectos, como Jira, para asignar automáticamente problemas inactivos a los miembros de su equipo para un mejor flujo de trabajo.
Dependiendo del software de gestión de proyectos que utilice, un problema podría ser un formulario de solicitud de licencia, un ticket de asistencia técnica o un proyecto. A menudo, los equipos dejan sus problemas no asignados a discreción de sus empleados. Como resultado, estos problemas tienden a deslizarse entre las grietas.
Puede acelerar el desarrollo del flujo de trabajo y asignar problemas automáticamente con Jira , una herramienta de gestión de proyectos que incluye muchas funciones de automatización que ahorran tiempo. Así es cómo:
- Elija su disparador . Los disparadores escuchan eventos. Por ejemplo, para administrar sus problemas de trabajo, puede configurar Problema creado como un desencadenante. De esta manera, siempre que se genere un problema en Jira, la automatización se encargará de ello.
- Agregue su condición. Las condiciones le permiten limitar el alcance de sus reglas. Por ejemplo, puede determinar si un campo de problema cumple con sus criterios específicos.
- Agrega una acción . Las acciones le permiten realizar varias tareas, como crear subtareas, enviar una notificación y editar un problema.
Además, suponga que su equipo tiene necesidades de automatización del flujo de trabajo más específicas y desea crear automatizaciones personalizadas más avanzadas. En ese caso, puede hacerlo con una aplicación de flujo de trabajo como Scriptrunner para Jira o Jira Misc Workflow Extensions . Existen infinitas oportunidades para crear automatizaciones que se adapten a las distintas necesidades de su equipo en Jira. Eche un vistazo a esta biblioteca de plantillas de automatización que lo ayudarán a comenzar.
2. Revise sus documentos
Cometer un error tipográfico en una publicación de blog, correo electrónico, documento o sitio web no solo es vergonzoso, sino que también puede dañar su reputación o causar daños financieros.
Un estudio de Website Planet encontró que:
- Las páginas web con errores tipográficos perdieron casi el doble de clientes potenciales que las páginas web sin errores tipográficos. Esto se debe a que es poco probable que las personas compren productos y servicios de su sitio web si está lleno de errores gramaticales.
- Los visitantes del sitio web pasaron un 8% menos de tiempo en páginas web con errores tipográficos. Una razón es que los errores ortográficos hacen que las personas abandonen su sitio.
Las herramientas de corrección corrigen errores como vocabulario pobre, gramática incorrecta y errores ortográficos contextuales. Estas herramientas pueden hacer más que revisar la ortografía y la gramática. También pueden ayudar a optimizar el flujo de trabajo al identificar problemas clave automáticamente. Por ejemplo, Grammarly usa IA para ayudarte a:
- Identificar frases débiles, como voz pasiva y oraciones demasiado complejas.
- Encuentra sinónimos de una palabra existente.
- Corrija el estilo inconsistente.
- Evite la repetición de palabras.
3. Automatice su programación
La programación es un proceso comercial común que es repetitivo y tedioso. Buscar el momento adecuado, compartir enlaces de reuniones y documentos esenciales con anticipación y hacer malabares con los plazos afectan su flujo de trabajo. Además de la mecánica de organizar una reunión, también debe garantizar un horario equilibrado para su personal y asegurarse de que no haya overbooking. Los flujos de trabajo automatizados pueden ayudar con esto.
Obtén una vista panorámica de tu mes con la vista de calendario de Trello , la versión más potente de Calendar Power-Up. La herramienta ofrece soporte para eventos de varios días y de un día completo, lo que le permite ver las tarjetas de su tablero de Trello con fechas de vencimiento y elementos de la lista de verificación avanzada. Tú también puedes:
- Cree y edite tarjetas, que se utilizan para representar tareas e ideas.
- Arrastre y suelte tarjetas para organizar su calendario, que ajusta las fechas de vencimiento automáticamente.
- Establezca un horario personalizado semanal o mensual.
Una vez que comience a usar Trello, también hay muchas otras formas de automatizar los flujos de trabajo, como mover tarjetas automáticamente, revisar elementos de la lista de verificación o compartir el trabajo con sus compañeros de equipo.
4. Ordene y responda correos electrónicos
En promedio, un empleado de oficina dedica 13 horas a la semana a los correos electrónicos. Puede utilizar la automatización del flujo de trabajo para parte de ese trabajo pesado para recuperar esas horas para proyectos más importantes. La administración del correo electrónico incluye ordenar, eliminar y enviar, todas las tareas manuales que puede automatizar.
La automatización del flujo de trabajo del correo electrónico como Gmail le permite hacer lo siguiente:
- Utilice etiquetas para ordenar los mensajes entrantes por asunto, remitente o fecha.
- Posponga sus correos electrónicos cuando esté ocupado para poder leerlos más tarde.
- Utilice mensajes enlatados para automatizar las respuestas a las preguntas frecuentes.
- Programe correos electrónicos promocionales para enviarlos en el momento en que es más probable que sus clientes potenciales los abran.
5. Conecta diferentes herramientas
Imagine que está enviando un correo electrónico a un colega solicitando una reunión para trabajar juntos en un documento. Tienes que redactar el correo electrónico, navegar a través de tu calendario para buscar una hora que funcione para ambos, luego buscar en tus carpetas para encontrar el documento en cuestión y finalmente regresar a tu correo electrónico para juntarlo todo.
Puede parecer pequeño, pero todo ese cambio de contexto se suma y ralentiza la productividad. Un software de integración de herramientas con automatización del flujo de trabajo puede ayudarlo a sincronizarlos todos.
Con Zapier , que le permite crear automatizaciones personalizadas sin ningún código, puede sincronizar miles de aplicaciones para crear flujos de trabajo personalizados. Estas incluyen herramientas cotidianas como Google Docs, Google Sheets, QuickBooks, Slack, Facebook Lead Ads y otras 3000 aplicaciones.
Zapier utiliza Zaps, flujos de trabajo automatizados entre aplicaciones web, que se ejecutan a través de disparadores y acciones. Un desencadenante es un evento que inicia un Zap, y una acción es una tarea que realiza un Zap.
6. Optimice su mesa de servicio
La aparición de COVID-19 provocó una disminución en las métricas de soporte de TI. Una herramienta de automatización de servicios puede ayudarlo a minimizar ese deterioro.
Según MetricNet , la cantidad de tickets mensuales de la mesa de ayuda ha aumentado en un 35%, mientras que el tiempo promedio para resolverlos aumentó en un 57%. Además, el coste de las entradas también ha aumentado un 29%.
Si usa Jira Service Management para la atención al cliente, puede automatizar muchos flujos de trabajo y respuestas utilizando la automatización incorporada de JSM . Además, Marketplace de Atlassian ofrece una amplia gama de aplicaciones de automatización del flujo de trabajo para satisfacer necesidades más profundas o únicas con la automatización.
Por ejemplo, Koji es un chatbot listo para usar que se conecta a Jira Service Management. Koji puede:
- Responda las preguntas más frecuentes: rastrea la web para buscar las mejores soluciones.
- Ayude a los usuarios finales con sus tickets. Proporciona a los empleados el estado de sus tickets, lo que permite a los profesionales de la mesa de ayuda priorizar las tareas que requieren participación humana.
- Genere análisis para evaluar el impacto. Los gerentes de proyecto pueden revisar las conversaciones de los clientes para evaluar la satisfacción del usuario.
7. Publicar en las redes sociales
Marcas líderes como Walmart, Shopify y Nike utilizan herramientas de automatización del flujo de trabajo de las redes sociales. Es esencial participar personalmente en las redes sociales, utilizando su voz y creatividad únicas para captar la atención de su audiencia. Pero no existe una regla estricta y rápida que indique que debe hacerlo manualmente. Y ahí es donde las herramientas automatizadas de redes sociales pueden ayudar.
Mientras sueña con una copia ágil y crea imágenes llamativas, puede automatizar otros aspectos más tediosos de la gestión de redes sociales. Esto incluye programar publicaciones, generar informes analíticos y seleccionar contenido para volver a publicarlo.
La automatización del flujo de trabajo como Hootsuite o Buffer puede ayudarlo a publicar actualizaciones generales, enlaces y otro contenido al configurar un horario personalizado. En lugar de cambiar entre varias aplicaciones y sitios web, puede usar un solo tablero para manejar todo, aumentando la eficiencia y la productividad mientras crea un flujo de trabajo más fluido.
Cómo decidir cuándo automatizar
La automatización del flujo de trabajo hace que los procesos comerciales complicados sean más fáciles de administrar, pero hay ocasiones en las que es mejor omitirla. Como regla general, evite automatizar tareas que requieran intervención humana. A continuación, se incluyen algunos consejos que pueden ayudar:
- No automatice tareas poco comunes o inusuales. Si algunas tareas no requieren mucho tiempo y no son rutinarias, no es necesario automatizarlas.
- No automatice la recuperación ante desastres ni la conmutación por error. Necesita participación humana para hacer frente a la amenaza de piratería, empleados deshonestos y otros problemas similares.
- No automatice procesos de negocios altamente complejos, particularmente aquellos con una multitud de partes móviles.
¿Está buscando automatizar más tareas? La colección de aplicaciones de flujo de trabajo de Atlassian tiene una variedad de aplicaciones que pueden ahorrarle tiempo.
Autor: USMAN GHANI
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