Cómo ayuda Atlassian a gestionar la TI en la sombra con el descubrimiento automático de productos

Octubre 20, 2021

Los administradores pueden estar tranquilos: hay una mejor manera de estar al tanto de las cuentas en la nube de Atlassian creadas por los usuarios.

El trabajo del administrador de TI suele ser desafiante y, a menudo, ingrato. Cuanto más grande se vuelve una organización, más aislados tienden a ser sus diversos equipos. El tamaño de los equipos de administradores es relativamente pequeño en comparación con la cantidad de usuarios que administran, por lo que los administradores deben dedicar una gran cantidad de tiempo a perseguir a los usuarios y productos que han creado fuera de los aprobados por TI. ¿Qué pasaría si hubiera una manera más fácil de descubrir la verdadera huella de los productos en la nube de su organización y tomar una decisión informada sobre cómo monitorear todo?

En nuestras conversaciones con los administradores que gestionan muchos usuarios y tipos de productos, nos enteramos de que tenían dificultades para mantenerse actualizados sobre la huella de los productos en la nube de Atlassian a los que acceden sus usuarios para hacer su trabajo. Estos descubrimientos a menudo eran accidentales y el seguimiento de todo requería mucho tiempo. Los administradores quieren capacitar a sus usuarios para que innoven y sean productivos, sin poner en riesgo los datos de la empresa. Obtener visibilidad de la TI en la sombra puede iniciar una conversación entre los administradores y sus usuarios administrados para que puedan trabajar hacia el equilibrio perfecto entre proteger los datos de la empresa y mantener el impulso innovador. Ahí es donde entra en juego el descubrimiento automático de productos.

El crecimiento de productos no supervisado asusta a los administradores

Primero, algo de contexto. Es un hecho de la administración de TI que los usuarios de una organización típica pueden usar sus cuentas de correo electrónico del trabajo para crear productos en la nube, sin necesidad de solicitarlos a través de TI. Para los usuarios, esta facilidad de creación es excelente, especialmente porque pueden comenzar a trabajar en la nube mucho más rápido. Pero para los administradores, especialmente en empresas medianas y grandes donde la tasa de creación de productos descontrolada puede aumentar exponencialmente, esto puede ser aterrador. La creación y el uso de productos administrados fuera del departamento de TI de una organización, también conocido como TI en la sombra, pueden conducir a:

Costos inesperados: los administradores pueden ver un aumento sorpresa en la factura de los productos en la nube donde los usuarios pueden crear sus propias instancias. Esto puede hacer que el presupuesto anual sea impredecible. También puede resultar en costos de licencia duplicados si el equipo de TI ha comprado y aprovisionado un producto en la nube para la empresa, pero los usuarios crearon y pagaron sus propias instancias de productos en la nube del mismo tipo, a menudo sin darse cuenta de que TI ya ha configurado una para los empleados. usar.
Problemas de seguridad y cumplimiento : los administradores no tienen visibilidad ni control sobre lo que hacen los usuarios en sus propias instancias, lo que puede incluir la introducción de datos confidenciales en los productos cuando los usuarios inician sesión con sus cuentas de trabajo.
Complejidad operativa : los administradores deben dedicar tiempo a perseguir a los usuarios que crearon instancias de productos fuera de TI. Y luego, intente consolidar en menos instancias de productos para administrar los productos de manera más fácil o rentable, o desactive aquellos que ya no estén activos. ¡Este es un tiempo precioso que podrían dedicar a las muchas otras tareas del funcionamiento de una gran organización!

Cuando no sabes lo que no sabes

Según McAfee , el 40% del gasto de TI en una organización ocurre fuera de TI. De hecho, alrededor del 80% de los empleados de una empresa admiten usar aplicaciones SaaS que no son administradas por el equipo de TI.

Es posible que muchos administradores no se den cuenta de que algunas partes de sus organizaciones ya están en la nube de Atlassian. Si bien no niegan la existencia conceptual o la posibilidad de la TI en la sombra, la gran mayoría de los administradores empresariales con los que hablamos no tenían una comprensión segura del alcance total de la huella de la nube Atlassian de su organización y los riesgos inherentes que surgen cuando los empleados utilizan esos productos.

Sabíamos que teníamos que ayudar a los administradores a salir de la etapa de “no sabemos lo que no sabemos” y avanzar gradualmente hacia la comprensión de la imagen de toda la organización de la huella de la nube de Atlassian de sus usuarios, y reconocer que puede haber muchos más productos en la nube en la organización de lo que pensaban anteriormente.

Impulsando la innovación y la productividad de forma segura

Los administradores de la organización no quieren ser los malos policías. Como describió nuestro propio equipo de TI de Atlassian en este seminario web y en este blog , los administradores quieren permitir la innovación en sus empresas, donde los usuarios pueden descubrir y utilizar herramientas de productividad, siempre que puedan hacerlo de forma segura , sin poner los datos y la reputación de la empresa en riesgo.

Es importante destacar que el crecimiento del producto liderado por los usuarios y el empoderamiento de los administradores a través de herramientas para administrarlos de manera segura no son objetivos mutuamente excluyentes. ¡Los administradores tienen cosas más importantes que hacer que controlar cada una de las actividades de sus usuarios! Sin embargo, lidiar con escaladas y justificar grandes aumentos de facturas al CIO son actividades que requieren mucho tiempo (¡y desagradables!). Cuanto más sepan los administradores sobre su entorno y dónde están los riesgos, mejor posicionados estarán para gestionar sus entornos de crecimiento sin incidentes. Dentro de este entorno controlado por el administrador, los usuarios pueden tener la libertad de desarrollar aplicaciones según lo requieran sus necesidades comerciales.

La mayor parte de nuestra TI en la sombra existe porque nuestros usuarios no saben que existimos para configurar estos productos para ellos. Nos gustaría recibir una notificación cuando alguien cree una instancia.
Administrador de organización en una empresa financiera con 1.600 usuarios

Ingrese al descubrimiento automático de productos: descubra la verdadera huella de los productos en la nube de Atlassian

El descubrimiento automático de productos permite a los administradores de la organización descubrir instancias de productos creadas por el usuario de Jira Software, Confluence, Jira Service Management y Jira Work Management. La función Atlassian Access permite a los administradores descubrir las instancias de productos que los usuarios administrados crearon, la fecha de creación, cuántos usuarios totales se han unido a esos productos y, quizás lo más importante, qué usuarios administran esos productos para que los administradores de la organización del equipo de TI puedan comunicarse con ellos. y analice los próximos pasos para gestionarlos de forma segura.

La capacidad de descubrimiento de productos está disponible para todas las organizaciones con al menos un dominio verificado. Esto incluye recibir notificaciones por correo electrónico que conducen a una página de productos descubiertos en admin.atlassian.com, que muestra el total acumulado de instancias de TI en la sombra en su organización.

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Con Atlassian Access, los administradores de la organización verán más detalles sobre las instancias de productos de TI en la sombra, incluida la cantidad de usuarios que tienen acceso a la instancia del producto y los usuarios que las administran. Desde la página Productos descubiertos en admin.atlassian.com , solo se necesitan un par de clics para ponerse en contacto con sus administradores para alinearse con los siguientes pasos más apropiados para la instancia del producto.