Proporcione a los equipos la información que necesitan para planificar soluciones innovadoras.
Incluso antes de que la pandemia cambiara nuestro mundo, los eventos de planificación de PI (incremento de programa) comenzaban a volverse virtuales.
Volar a cientos de empleados a través de fronteras y zonas horarias, hacer malabares con las visas y poner a todos durante tres o cuatro días es un proceso costoso y lento, incluso en los mejores momentos. Entonces, a medida que las herramientas virtuales hicieron que las conversaciones y la colaboración en tiempo real no solo fueran posibles sino también fluidas, las empresas comenzaron a cambiar su pensamiento (y sus presupuestos) para ir a distancia.
Luego llegó la pandemia, y los adoptantes tardíos se vieron obligados a unirse a la multitud remota temprana, con casi todos nuestros eventos de planificación de PI en 2020 en línea.
Incluso ahora, cuando todos estamos sintiendo nuestro camino hacia una nueva forma de trabajar después de los confinamientos, los eventos remotos son la norma, no la excepción. Y muchas empresas que desean los beneficios de la colaboración cara a cara están pensando en eventos híbridos en lugar de regresar a experiencias completamente en persona.
En otras palabras, los eventos remotos (o parcialmente remotos) están aquí para quedarse. Y con cualquiera de esas opciones, tendrá al menos algunos de sus equipos asistiendo a sesiones a través de videoconferencia y, a menudo, desde otras zonas horarias.
Factores como la fatiga de la pantalla, las personas en diferentes zonas horarias que participan fuera de las horas de trabajo y la capacidad de atención cada vez menor de la humanidad afectan la planificación de pi. Por lo tanto, si desea que su planificación de PI sea efectiva, debe encontrar formas de transmitir su punto de vista rápidamente, especialmente para información fundamental como el contexto empresarial.
De hecho, creemos que la sesión de contexto empresarial de una hora de duración sugerida para la planificación en persona debería tomar hasta 15 minutos, o menos. Después de todo, los expertos sugieren que la capacidad de atención promedio al marcar en una reunión es de aproximadamente 10 minutos. Pasado ese punto de no retorno, debe terminar la reunión o de alguna manera volver a atraer la atención de todos.
Entonces, la pregunta lógica es ¿cómo? ¿Cómo puede el liderazgo condensar sus ideas en 15 minutos o menos e inspirar a sus equipos a comenzar a trabajar con una comprensión del contexto empresarial detrás del plan trimestral?
1. Proporcionar información antes del evento
Es fácil mirar el horario sugerido por SAFe y tomarlo como evangelio, cada sesión es un texto sagrado que no se puede mover ni reemplazar. Pero la verdad es que los eventos remotos e híbridos deberían sacudir las cosas. Incluso los propios SAFe salieron con nuevas recomendaciones cuando los eventos completamente remotos alcanzaron un punto álgido.
¿Y si lleváramos sus recomendaciones un paso más allá?
Han reducido el contexto empresarial a 30 minutos. Pero la verdad es que las decisiones para cosas como el contexto empresarial y la arquitectura se toman mucho antes del evento de planificación de PI. Por lo tanto, no hay una razón real para retener esa información hasta el primer día, cuando los equipos podrían estar digiriéndola antes de que comience la intensidad del evento de planificación.
Al compartir el contexto empresarial (y otra información fundamental) a través de video, páginas de Confluence y otros recursos previos al evento, puede permitir que los equipos los revisen en los momentos que mejor funcionen para ellos. De esta manera, entran en el evento de planificación de PI con sus preguntas ya respondidas o al menos ya trazadas. Esto reduce la cantidad de información (y tiempo) que necesita para esas sesiones fundamentales y puede despejar más tiempo para los grupos de trabajo colaborativos, donde la mayor parte del trabajo ocurre durante el evento.
Con la información proporcionada por adelantado, puede eliminar estas sesiones por completo de su evento o programarlas como descripciones generales cortas (potencialmente opcionales) o preguntas y respuestas.
2. Apóyate en los principios de la narración de historias
Si no está listo para renunciar a su sesión de contexto empresarial por completo, manténgala corta y confíe en los trucos de narración para mantener la atención de las personas y, lo que es más importante, hacer que lo que está diciendo sea memorable.
¿Una lista de objetivos? No tan memorable. ¿Una larga historia de fondo para sus objetivos? No tan atractivo.
Entonces, ¿cómo lo haces memorable?
Primero, piensa en tu héroe. Porque cada historia, incluso una historia de contexto empresarial, tiene una. Y no eres tú. Ni siquiera es el negocio. Es la gente con la que estás hablando. En el contexto de la planificación de PI, su héroe es su(s) equipo(s).
A continuación, cada héroe tiene que tener un objetivo: matar al dragón o rescatar al príncipe. (O tal vez matar al príncipe y rescatar al dragón, no conozco tu vida).
Luego, está el conflicto, los obstáculos, las cosas que impiden que tu héroe mate y rescate y regrese a casa con el premio.
Estos elementos narrativos pueden sonar como si se aplicaran principalmente a Dune y Shrek, pero funcionan en todos los contextos. Y con la planificación de PI, funcionan particularmente bien. Tus héroes son los equipos. Están ahí para matar sus objetivos comerciales (o OKR) para el próximo trimestre. Necesitan identificar los desafíos que se interponen en su camino, como los riesgos a nivel de programa y equipo. Y su sesión de contexto empresarial está ahí para apoyar eso al proporcionarles el por qué. ¿Por qué están matando a ese dragón en particular? ¿Por qué importa que salven al príncipe?
Use estos principios sin importar si está haciendo una sesión de contexto comercial o siguiendo nuestros consejos y proporcionando un contexto comercial antes del evento. De cualquier manera, la narración de historias ayudará a los equipos a conectarse con lo que estás diciendo, y recordarlo más tarde.
3. Pregunte: ¿qué información necesitan los equipos en este momento?
Cuando estás en la planificación de malezas, las cosas pueden volverse complejas. Después de todo, hay muchos detalles que entran en el contexto empresarial, la arquitectura, etc.
Pero eso no significa que sus equipos necesiten todos esos detalles para hacer su trabajo. Y con tiempo y capacidad de atención limitados para trabajar, su presentación debe centrarse solo en lo necesario.
En otras palabras, pregúntese: ¿qué información necesitan las personas en este momento para completar su tarea? ¿Qué información, si la dejas fuera, bloquearía su progreso?
Las respuestas a esas preguntas son las cosas que debe incluir en su charla (o sus materiales antes del evento). Todo lo demás es opcional. Todo lo demás se puede comunicar antes, después o a través de una página de Confluence o un recurso similar al que los equipos puedan hacer referencia.
4. Pregunte: ¿cuál es la única acción que desea que la gente tome?
Al final de su charla, si las personas solo se van con una acción o aprendizaje, ¿cuál debería ser? Siéntate con esa pregunta y respóndela antes de armar tu charla.
Todo en su presentación debe centrarse en este punto.
La investigación psicológica sugiere que cuantas más opciones tengamos, más probabilidades tendremos de estar paralizados por ellas y no tomar medidas. Más opciones también hacen que las personas sean más propensas a cuestionarse a sí mismas o sentirse insatisfechas.
Esto significa que no solo su charla debe centrarse en un solo elemento de acción, sino que también debe hacerlo su planificación antes del evento. Esta trampa no es solo una trampa de comunicación. También puede ser una trampa de la planificación cada vez que el liderazgo quiere tratar de hacer demasiadas cosas a la vez. Si sus equipos se van con una lista de tareas pendientes de 20 elementos, probablemente sea un error de planificación.
Las charlas cortas son buenas para todos
Una charla abreviada no solo ayuda a mantener la atención de todos, sino que también hace que la planificación de PI remota e híbrida sea más efectiva para los equipos dispersos en zonas horarias.
Cuantas menos sesiones tengan que asistir las personas en tiempo real, más podrá aprovechar la superposición de zonas horarias para el trabajo más colaborativo, importante y en tiempo real. Esto no es solo un beneficio para los equipos que podrían no estar terriblemente entusiasmados con trabajar a las 5 a.m. o a las 11 p.m.; también beneficia al negocio, ya que es más probable que las personas estén comprometidas, despiertas y agudas durante las horas diurnas.
En otras palabras, acortar o abandonar las sesiones que no necesitan ocurrir en tiempo real significa menos personas trabajando durante las horas en que no están alertas o sintonizadas, y más enfoque en el corazón de la planificación de PI.
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Autor: GIGI GRIFFIS
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