Cómo crear informes significativos

¿Todos los informes que creamos tienen un propósito? ¿Deberían ellos? ¿Cuál es el propósito de informar de todos modos? ¿Cuántas veces has creado un informe que a nadie le importa? Hay varios principios que debe seguir para que los informes sean relevantes y sostenibles.

En este artículo, intentaré capturar algunos aspectos importantes del manejo de datos de manera significativa.

Pon una meta

En cuanto a muchas otras cosas que hacemos en nuestra vida, necesitamos entender el propósito. Lo mismo ocurre con los informes. Para que el informe sea significativo y relevante, tiene que responder a una pregunta significativa. Si no desea que su informe termine en la papelera, debe captar una necesidad comercial para una audiencia relevante. Hay un par de preguntas que tienes que hacerte a ti mismo:

1. ¿Estoy capturando una información relevante?
2. ¿A qué decisiones comerciales ayuda a responder el informe?
3. ¿Estoy mostrando el análisis que las partes interesadas quieren ver?

Si tiene alguna duda sobre cualquiera de esas tres preguntas, debe establecer la base correcta antes de comenzar a crear sus informes.

Hay al menos dos cosas que debe hacer para conocer las expectativas de las partes interesadas sobre los informes que está a punto de elaborar.

• Requisitos.  No hay mejor manera de encontrar una respuesta que simplemente haciendo la pregunta. Puedes hacerlo de muchas formas: una entrevista, una charla tomando un café, o simplemente apuntándolo. No importa cómo lo hagas mientras lo hagas. El objetivo es comprender completamente lo que las partes interesadas quieren ver en el informe y qué decisiones se tomarán en función de la información del informe. Sabiendo eso, puede continuar con la creación de sus primeros borradores de informes.
• Salir.  ¿Cómo sabrás cuando hayas terminado? ¿Cómo se ve “bueno”? Es posible que las partes interesadas ya tengan una visión, ¡aprovéchela! Pídeles que redacten o dibujen el informe que les gustaría ver. En primer lugar, no hay valor añadido para reinventar lo que ya está en la mente de alguien. En segundo lugar, podría ayudarlo a obtener la versión final del informe mucho más rápido.

Comprobar la relevancia

Es fácil hacer mal uso de datos valiosos. Siempre debe recordar la relevancia del informe para las partes interesadas y los objetivos comerciales que tienen en mente. Puede ser muy útil resumir los conocimientos recopilados y alinear previamente la estructura de informes antes de crear informes.

Verifique sus datos

¿La calidad de sus datos es buena? ¿Los datos son consistentes y precisos? No puede crear un informe confiable con datos incorrectos. Una vez que haya definido los informes que desea realizar, vale la pena volver a verificar la validez de los datos.

¡Nota! Siempre vale la pena reconsiderar situaciones en las que se requieran ajustes de datos de entrada para crear informes sofisticados. Es especialmente cierto si requiere algunos cambios en la experiencia o el comportamiento del usuario (cualquiera que participe en la creación de los datos para el análisis). Vale la pena reconsiderar qué valor agregado podrían aportar esos cambios y si vale la pena el esfuerzo.

Establecer un límite de alcance

Esté preparado para que, después de crear sus primeros informes, puedan recibir más solicitudes de una vista más detallada o una inmersión profunda. Sin embargo, esto debería ser un desafío fácil si tiene un objetivo claro de los informes que está preparando.

Diferentes grupos y audiencias pueden querer ver diferentes niveles de detalle en los informes. La alta dirección puede estar más interesada en las tendencias generales y una visión general, mientras que los directores de proyecto, los propietarios de productos y otros pueden necesitar una imagen mucho más detallada.

La planificación de cuentas eazyBI es crucial para organizaciones más grandes. Para mantener un rendimiento, alcance y relevancia óptimos de sus informes, considere dividir sus cuentas por propósito, proyecto, equipo, país o cualquier otra característica significativa.

Considere estos 3 grupos de proyectos:

1. cuentas generales.  Muchos problemas, baja granularidad. Los datos de una cuenta general se pueden usar para una descripción general, KPI generales y tendencias en las que no necesita detalles. Óptimo para comparar proyectos, equipos, plazos, etc.
2. Cuentas de equipos y proyectos.  Informes sobre niveles de problemas detallados pero en un alcance limitado (limitado a uno o un pequeño conjunto de proyectos, asignatarios, estados, períodos de tiempo, etc.). Diseñado para uso diario, importaciones regulares de datos hasta varias veces al día. Estos informes contendrán más detalles, campos personalizados, historial de cambios de problemas, etc.
3. Plantilla de cuentas.  Muchos informes granulares comparten informes y medidas comunes con otros equipos y proyectos. ¿Por qué no aprovechar eso y reutilizar esos informes para otros fines? Puede usar una cuenta de plantilla común para todos sus equipos para que cada informe pueda replicarse en todas las cuentas de equipo o proyecto según sea necesario.

Dirígete a la audiencia adecuada

La audiencia adecuada para el informe lo encontrará procesable y relevante. Si la audiencia es demasiado amplia, la relevancia del informe disminuirá.

Es posible que deba crear diferentes ángulos para mostrar los mismos datos para diferentes audiencias. Es mejor trabajar en diferentes informes para diferentes audiencias y ajustarlos a sus necesidades en lugar de crear un informe enorme y complejo que sea difícil de digerir para todos.

Volver al futuro

El análisis de datos es un proceso de mirar datos históricos. Sin embargo, el objetivo más importante de esta tarea es comprender cómo mejorar el futuro. Los datos históricos contienen información empresarial valiosa sobre el rendimiento del proyecto, cuellos de botella, valores atípicos, tendencias, anomalías, etc. Utilice esta información para:

• mejorar la planificación, ejecución y previsión;
• reducir los errores de estimación o la asignación ineficaz de recursos;
• evitar que ocurran y/o se repitan errores importantes;
• identificar tendencias, amenazas y oportunidades;
• mantener a los equipos informados, productivos, responsables y responsables;
• optimizar y mejorar los flujos de trabajo, procesos y procedimientos;
• tomar decisiones bien informadas, inteligentes y basadas en datos.

¿Querer aprender más?

Las herramientas de visualización y análisis de datos como eazyBI están diseñadas para facilitar el consumo de datos a través de diferentes gráficos e informes. Si desea obtener más información sobre cómo crear informes significativos con eazyBI, únase a nosotros en los eventos del Día de la comunidad de eazyBI en Las Vegas, EE. UU. o Riga, Letonia.

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