Publicado el 19 de Enero, 2024.
Escrito por Cindy Ji
Las herramientas de colaboración como Confluence y SharePoint te permiten conectar con tus compañeros de trabajo y resolver problemas de forma más eficiente. Sin embargo, es importante elegir la herramienta adecuada para cada caso, ya que presentan características y funcionalidades diferentes.
¿Qué es Confluence?
Confluence: un espacio de trabajo conectado para el conocimiento y la colaboración
Confluence es una plataforma que facilita la colaboración y el intercambio de conocimiento en equipos de cualquier tamaño. Ofrece un espacio de trabajo centralizado donde los equipos pueden organizar información, gestionar tareas y trabajar de forma más eficiente.
Beneficios de Confluence:
- Efecto red: Cuanto más se utiliza Confluence, más valioso se vuelve. La información se vuelve más accesible y la colaboración se vuelve más fluida a medida que se suman más usuarios.
- Eliminación de silos: Confluence rompe los silos de información al proporcionar un espacio único para compartir y acceder a documentos, proyectos y conocimientos.
- Facilidad de uso: Su diseño intuitivo y flexible facilita la adopción por parte de los usuarios, independientemente de su experiencia técnica.
- Potentes funciones: Confluence ofrece una amplia gama de funciones para la gestión de documentos, proyectos y tareas, incluyendo:
- Estructura de árbol de páginas: Permite organizar la información de forma clara y lógica.
- Barra de búsqueda inteligente: Facilita la búsqueda de información específica dentro de la plataforma.
- Personalización: Permite adaptar la experiencia a las necesidades de cada equipo.
Ejemplo de uso: Un equipo de éxito del cliente identifica un error en un producto y lo notifica al equipo de desarrollo. Confluence facilita la comunicación entre ambos equipos, permitiendo compartir información relevante, como capturas de pantalla, informes de errores y detalles del problema.
Confluence también permite al equipo de éxito del cliente comunicar un cronograma estimado para la corrección del error al equipo de ventas, lo que les permite abordar cualquier inquietud potencial que puedan tener los clientes.
En resumen, Confluence es una herramienta poderosa que puede ayudar a las empresas a mejorar la colaboración, el intercambio de conocimiento y la eficiencia en el trabajo.
– Deepa Aswani, Director of Content at Salesforce
“Ya somos más de 80.000 personas. Para mantener este ritmo de crecimiento, es fundamental transmitir, conservar y consolidar el conocimiento. De esta manera, evitaremos dedicar tiempo a resolver problemas ya solucionados y nos liberaremos para enfocarnos en la innovación.”
Confluence: Organiza, colabora y crea con páginas, pizarras y espacios
Tradicionalmente, la colaboración se ha producido en un espacio físico compartido. Confluence ha sido diseñado para replicar digitalmente ese entorno, proporcionando las herramientas necesarias para trabajar en equipo de forma eficiente y productiva.
Páginas: El centro de tu trabajo
Las páginas son donde escribes, editas y discutes tu trabajo. Confluence te ofrece:
- Co-edición en tiempo real: Trabaja simultáneamente con tus compañeros de equipo en la misma página, sin importar dónde se encuentren.
- Comentarios y notificaciones: Mantente al día con las últimas modificaciones y recibe notificaciones cuando alguien te menciona o realiza un cambio importante.
- Historial de versiones: Accede a versiones anteriores de la página para realizar un seguimiento de los cambios y recuperar contenido eliminado.
- Enlaces inteligentes: Integra contenido de otras herramientas clave como Jira, Figma y Google Drive con solo pegar la URL.
Pizarras: Lleva tus ideas al siguiente nivel
Las pizarras de Confluence te permiten:
- Brainstorming digital: Plasma ideas, dibuja y organiza tus pensamientos en un lienzo virtual infinito.
- Convertir ideas en acción: Transforma notas adhesivas en tickets de Jira con un solo clic para un seguimiento y gestión eficiente de tareas.
- Identificar riesgos: Visualiza las dependencias entre tareas y posibles riesgos mediante la creación de tickets de Jira y líneas de dependencia.
- Conectividad con otras apps: Integra archivos de Figma, Google Drive y otras herramientas mediante enlaces inteligentes.
- Interfaz dinámica: Visualiza tareas y procesos con temporizadores, votaciones y otras funcionalidades útiles.
Espacios: Organización y categorización eficientes
Puedes crear tantos espacios como necesites para optimizar tu flujo de trabajo y facilitar la colaboración:
Espacios de equipo:
- Dedica un espacio a cada equipo (QA, Recursos Humanos, Soporte, etc.) para que puedan concentrarse en sus tareas y hacer que su información sea fácilmente accesible para todos.
- Fomenta la comunicación y el intercambio de conocimiento dentro de cada equipo.
- Simplifica la búsqueda de información específica al centralizarla en un único espacio.
Espacios de proyecto:
- Reúne toda la información relacionada con un proyecto en un solo lugar.
- Documentos, notas de reuniones, planes de acción, tareas y archivos estarán centralizados para facilitar el acceso y la colaboración del equipo.
- Elimina la necesidad de enviar correos electrónicos con páginas o enlaces URL de diferentes fuentes.
- Promueve una única fuente de verdad para el proyecto, evitando confusiones y errores.
Espacio personal:
- Almacena todo en lo que estés trabajando individualmente.
- Mantén tus listas de tareas pendientes actualizadas.
- Perfecciona tu contenido antes de compartirlo en un espacio colaborativo.
- Disfruta de un espacio privado para organizar tus ideas y proyectos personales.
En conjunto, las páginas, pizarras y espacios de Confluence te permiten:
- Colaborar con fluidez en proyectos escritos o visuales.
- Buscar y mejorar el contenido de forma eficiente.
- Mantener todo tu trabajo organizado en un solo lugar.
Integraciones de Confluence
Atlassian Marketplace incluye miles de integraciones, pero estas son algunas de las más populares para Confluence:
Integraciones con Atlassian
- Jira Software
- Jira Service Management
- Jira Work Management
- Trello
- Bitbucket
- Loom
Gestión documental y repositorios de archivos
- Google Drive
- Microsoft Team Files
- Box
- Dropbox
Comunicación en tu equipo
- Microsoft Teams
- Slack
- Google Meet
- Google Calendar
- Outlook Calendar
- Balsamiq
Ventajas de Confluence
Facilita la creación, colaboración y trabajo en equipo de manera sencilla en documentos, blogs, archivos, pizarras y otras formas de contenido destinadas a la gestión interna del conocimiento.
La posibilidad de editar y comentar en tiempo real en todas las funciones promueve la colaboración efectiva y fomenta la discusión asincrónica.
- Encuentra lo que necesitas al instante. La función de búsqueda de Confluence te permite encontrar fácilmente el contexto que necesitas para tu trabajo, ya sean documentos de referencia, notas de reuniones o cualquier otra información relevante. Olvídate de rebuscar en las carpetas privadas de otros usuarios.
- Confluence y Jira: una experiencia sin fisuras Disfruta de una integración perfecta entre Confluence y Jira. Integra problemas de Jira directamente en tus páginas, crea páginas de Confluence desde la vista de un problema de Jira y mucho más. Gracias a la plataforma compartida, el conocimiento, el contexto y las tareas se conectan sin problemas en un único espacio.
- Páginas relacionadas Para ayudarte a encontrar contexto más rápido y descubrir artículos relevantes, Confluence sugiere automáticamente lecturas complementarias al final de cada página. Estas sugerencias se basan en las páginas que has visto recientemente o que están relacionadas por su organización. Navega por tu base de conocimiento con facilidad gracias a las “Páginas relacionadas”.
- Árboles de páginas Olvídate de estructuras de conocimiento confusas. Los árboles de páginas de Confluence te permiten organizar la información de forma clara y visible. Navega rápidamente entre páginas relacionadas a una velocidad nunca antes vista.
- En Marketplace de Atlassian encuentras cientos de aplicaciones a tu medida Confluence se integra con las herramientas que ya usas, permitiéndote personalizar tu experiencia y acceder a la información que necesitas en un solo lugar.
- Plantillas para inspirarse Ahorra tiempo y esfuerzo con plantillas predefinidas para diferentes tipos de contenido, desde informes de proyectos hasta notas de reuniones.
- Conocimiento abierto para todos Comparte información sin restricciones y facilita la colaboración entre equipos, departamentos e incluso con personas externas.
- Automatiza y libera tu tiempo Deja que las reglas de automatización y las plantillas se encarguen de las tareas repetitivas para que puedas concentrarte en lo que realmente importa.
- Facilita la colaboración externa mediante funciones como el Acceso Anónimo, la posibilidad de añadir invitados a un espacio específico y enlaces públicos que permiten compartir versiones de páginas en Confluence solo para visualización, mediante una URL única. Estas herramientas posibilitan la transformación del contenido en Confluence en documentos de soporte para clientes, recursos destinados a clientes, y mucho más.
- Trabaja desde cualquier lugar La aplicación móvil simplifica el acceso a la información y la colaboración en cualquier lugar y momento.
- Las características de Atlassian Inteligence están al alcance de todos los usuarios Premium y Enterprise, agilizando el trabajo al permitir una redacción mejorada, búsquedas más rápidas, resúmenes de información, y otras funcionalidades.
¿Cuál es el público objetivo de Confluence?
Ambas facetas de la empresa pueden sacar provecho de Confluence. Tanto diseñadores de productos, redactores técnicos y ingenieros de software encuentran valor en las capacidades de Confluence, pero también equipos orientados al cliente, como marketing de productos, ventas, operaciones de personal, gestión de proyectos y éxito del cliente, hacen uso de Confluence.
Aunque el seguimiento de proyectos se realiza en Jira, la integración estrecha con Confluence permite a los equipos incorporar o extraer fácilmente información documentada en una página de Confluence directamente en las tareas y tickets en los que están trabajando en un momento dado.
De hecho, aquí tienes algunos ejemplos de equipos en organizaciones de todos los tamaños que aprovechan Confluence para colaborar en contenido y compartir conocimientos:
- Los equipos de Recursos Humanos y Marketing de Air France-KLM emplean Jira y Confluence para la gestión de proyectos, el almacenamiento de información y el intercambio de conocimientos con colegas no técnicos que no tienen acceso o comprensión del código.
- Salesforce utiliza Confluence a gran escala para el soporte al cliente, la integración de nuevos usuarios y la compartición de conocimientos. Al comprometerse a registrar información en Confluence, descubrieron que liberaban el conocimiento almacenado en las mentes de las personas. ¡Para una empresa con decenas de miles de usuarios en Confluence, eso representa un enorme desbloqueo de conocimiento!
- El departamento de I+D de Audi utiliza Confluence y Jira para recopilar, evaluar y ejecutar solicitudes de funciones y problemas, además de documentar conocimientos, políticas corporativas y otros detalles. También aprovechan las funciones de compartir externamente de Confluence para planificar con sus proveedores globales.
- Canva combina Confluence con Jira para unificar sus proyectos activos en un lugar fácilmente searchable, crear procedimientos operativos estándar (SOP) e incorporar a nuevo personal.
Jeff Lai, Infraestructura Interna en Canva
“El trabajo se vuelve mucho más visible cuando está todo en un solo lugar. Confluence facilita en gran medida la colaboración y promueve esa transparencia”.
Encuentra aquí más Casos de éxito
Aquí se detallan algunas de las tareas clave para las cuales estos equipos aprovechan Confluence:
- Registrar notas de reuniones, especialmente aquellas destinadas a la revisión posterior por parte de otros miembros del equipo.
- Planificación de proyectos, ya sea para campañas de marketing, lanzamientos de productos, análisis SWOT o la elaboración de un mensaje central.
- Integración y gestión de equipos, abordando aspectos como la definición de roles y responsabilidades, así como la planificación de la capacidad.
- Mejora de la productividad personal y comunicación en equipo, incluyendo la compartición de planes para períodos fuera de la oficina.
- Documentación detallada de procesos importantes, como requisitos técnicos de productos y decisiones de diseño.
¿Que es SharePoint?
SharePoint funciona como un repositorio de archivos diseñado para la creación de sitios web de equipos. Las organizaciones utilizan los sitios de SharePoint como un espacio seguro para almacenar, organizar, compartir y acceder a la información. Lo que distingue a SharePoint es su integración nativa con el paquete Microsoft 365, lo que puede llevar a los equipos que ya trabajan con productos de Microsoft a considerar SharePoint como su herramienta predeterminada.
Similar a Confluence, SharePoint permite que varios miembros del equipo trabajen de manera sincronizada en el mismo documento, evitando la creación de versiones duplicadas y la pérdida de trabajo.
Funciones de SharePoint
Mediante las páginas de intranet, los usuarios de SharePoint tienen la capacidad de crear páginas personalizables, insertar imágenes o archivos de Microsoft, y colaborar de forma sincrónica o asincrónica dentro de la herramienta mediante las integraciones con Outlook o Teams.
De manera similar a Confluence, también cuentan con una aplicación móvil que permite a los colegas acceder y editar archivos de SharePoint, facilitando el acceso rápido a la información, especialmente en situaciones donde las computadoras portátiles no están fácilmente disponibles, como durante charlas informales entre colegas.
SharePoint pros
- Integración nativa con las herramientas de Office 365, como Excel, Teams, OneDrive y Outlook.
- Comunicación fácil a través de chat, correo electrónico y mensajería, junto con las tareas empresariales, mediante la integración nativa con Microsoft Teams.
- Flujos de trabajo de aprobación incorporados que dirigen automáticamente la documentación almacenada en SharePoint a los interesados necesarios que deben validar el trabajo.
- Microsoft Copilot, la inteligencia artificial de Microsoft 365, está disponible como complemento para potenciar la productividad mediante la IA.
Limitaciones de SharePoint
- Menos integraciones y más limitadas con herramientas que no pertenecen a Microsoft.
- Flujos de trabajo nativos y macros limitados, lo que resulta en un mantenimiento de contenido más laborioso.
- La estructura de carpetas hace que los archivos sean menos visibles y localizables, fomentando la creación de compartimentos de información y limitando la eficiencia operativa.
- Menos plantillas prediseñadas, lo que añade una carga adicional de personalización para los usuarios.
- La filosofía de compartición de conocimientos “cerrado por defecto” ralentiza el trabajo, ya que la información y los archivos son privados a menos que se compartan intencionalmente. Esto conduce a situaciones en las que los datos importantes no pueden ser accedidos cuando se necesitan, generando obstáculos inherentes en la colaboración.
- No satisface las necesidades de los equipos de software y sus colaboradores multifuncionales, como lo hace la combinación de Confluence + Jira, lo que podría dificultar la creación de un flujo de trabajo óptimo para los equipos de desarrollo.
¿Para quién es mejor SharePoint?
Si ya eres suscriptor de Microsoft 365, ya dispones de SharePoint y seguramente ya estás utilizando otras herramientas de Microsoft. Por ende, SharePoint se presenta como la solución sencilla si simplemente necesitas un repositorio compartido de archivos.
La flexibilidad de SharePoint satisface una necesidad central en las operaciones comerciales: el intercambio y almacenamiento de archivos. Esto significa que empresas de todos los tamaños y sectores pueden encontrar utilidad en esta plataforma. SharePoint tiene aplicaciones muy amplias, desde contar historias de marca mediante sitios de intranet, almacenar documentos de procesos, hasta compartir archivos con partes externas, entre otros casos de uso. Por lo tanto, las posibilidades de aprovechamiento son variadas y adaptables a diversas necesidades empresariales.
Confluence vs. SharePoint: ¿Cuál elegir?
Entonces, ¿cómo decides cuándo utilizar Confluence o SharePoint? Todo depende de tus necesidades específicas.
SharePoint actúa como un repositorio de archivos diseñado para almacenar, organizar y gestionar archivos a nivel empresarial. Esto se diferencia de manera significativa de Confluence.
Confluence, por otro lado, se presenta como un espacio de trabajo conectado destinado a la colaboración en proyectos en toda la organización. Dado que creas en el mismo lugar donde almacenas y organizas el contenido, ya no es necesario llevar a cabo una “limpieza” al final del año para buscar archivos faltantes o mover documentos dispersos a carpetas. Además, la proximidad entre equipos facilita la referencia y búsqueda de documentos anteriores.
Utilice las herramientas de Confluence y Microsoft 365
Si ya eres suscriptor de Microsoft 365 pero sientes que Confluence se ajusta mejor a tus necesidades, no es necesario tomar una decisión exclusiva. ¡Confluence se integra de manera fluida con las herramientas de Microsoft que ya forman parte de tu conjunto tecnológico!
La posibilidad de crear, editar y compartir páginas de Confluence directamente desde Microsoft Teams agiliza la comunicación en todos los aspectos del negocio. Por ejemplo, la capacidad de generar o agregar una página de Confluence directamente dentro de un canal de Microsoft Teams brinda a todos acceso en tiempo real al conocimiento colectivo de tu organización mediante puntos de entrada relevantes.
Además, hay numerosas aplicaciones y macros que integran Confluence con Excel o PowerPoint, permitiendo que los equipos obtengan beneficios similares al mantener el conocimiento organizativo cerca del lugar donde se realiza el trabajo. También existen integraciones para llevar las notas de reuniones de Confluence a Outlook.
La colaboración entre las integraciones de Atlassian y Microsoft facilita el flujo de trabajo sin problemas en toda tu organización, sin comprometer la elección de la mejor herramienta para cada tarea. Obtén más información sobre cómo aprovechar Confluence para la gestión del trabajo, mejorar los flujos de trabajo en toda la organización y fomentar la colaboración en todos los niveles de tu empresa.
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