Nuestro equipo de TI agregó potentes funciones a sus flujos de trabajo que hacen que el manejo de las tareas relacionadas con los empleados sea más eficiente, colaborativo y medible.
Jira Service Management promete desbloquear equipos de alta velocidad. Y tanto los equipos técnicos como los departamentos de negocios con los que trabajan pueden beneficiarse de Jira Service Management, especialmente los equipos de recursos humanos.
El equipo de TI de People Technology de Atlassian se asocia con el People Team (que es lo que llamamos nuestro departamento de recursos humanos) para encontrar formas creativas de desbloquear la velocidad y el valor. Paul Biagio, director sénior de TI de Atlassian, está en el centro de nuestras recientes iniciativas de planificación y desarrollo utilizando Jira Service Management para mejorar los servicios de recursos humanos. Paul y su equipo han descubierto algunas formas impactantes y creativas de mejorar la incorporación mediante la automatización de los flujos de trabajo para los nuevos empleados.
“Jira Service Management es una pieza vital de la solución por un par de razones”, dice Paul. “En primer lugar, cierra la brecha entre varios equipos y plataformas de recursos humanos, incluido Workday. Esto nos permite realizar un mejor seguimiento y soporte de todas las diferentes tareas de los empleados y del equipo de personas desde un solo lugar. También nos da mejores datos para medir nuestro rendimiento de extremo a extremo”.
La necesidad de un mejor proceso de incorporación
Estamos particularmente interesados en mejorar los procesos de incorporación en Atlassian porque la compañía ha crecido a un ritmo sin precedentes y no muestra signos de desaceleración. Apoyar este crecimiento a través de la automatización y la eficiencia puede ahorrar dinero y nos permite:
- Aumentar el ancho de banda de nuestro equipo de RRHH
- Ahorre tiempo y dinero haciendo que los flujos de trabajo sean más simples y rápidos
- Agregue mensurabilidad del flujo de trabajo para mejorar la supervisión y el proceso
- Cree una experiencia intuitiva y agradable para los empleados que utilizan el sistema
El aumento en el crecimiento de la fuerza laboral en Atlassian es aún más único dado que se aceleró aproximadamente al mismo tiempo que las medidas de confinamiento por COVID entraron en vigencia en todo el mundo. De hecho, alrededor del 40 por ciento de los empleados actuales comenzaron a trabajar durante ese tiempo, y muchos aún no han visto el interior de una oficina de Atlassian. Nuestros esfuerzos para empoderar a nuestra fuerza laboral distribuida primero crean un mejor proceso de incorporación para facilitar una gran cantidad de contrataciones nuevas y distribuidas.
Por qué elegimos Jira Service Management
Fue fácil elegir Jira Service Management para este proyecto, dado que tenía muchos pasos que podían automatizarse y simplificarse fácilmente. Jira Service Management, una herramienta de primera clase para ITSM, permite la gestión de solicitudes, la gestión de problemas y la gestión de la configuración, entre otras capacidades. También es fácil de integrar con otras plataformas y herramientas de software, gracias a sus plantillas y API integradas.
El beneficio de Jira Service Management es que no pretende ser un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS). El beneficio es que puede desbloquear un nuevo valor al automatizar los datos de un HRIS líder en la industria.
Paul Biagio, Gerente Senior de TI
Cómo Jira Service Management facilita la incorporación
Workday es nuestro HRIS, nuestra única fuente de datos relacionados con las personas. Sabíamos que podíamos crear más eficiencia alimentando los datos de nuestro HRIS en Jira, lo que nos permite usar la información para impulsar decisiones y acciones. Para crear esta conexión entre Jira y nuestro HRIS, recurrimos a una plataforma de automatización de terceros: Workato.
“Workato es el pegamento que une Workday con Jira”, dice Paul. “Ahora, cuando contratamos a alguien y lo agregamos a Workday, esa acción crea automáticamente un ticket en Jira Service Management a través de una receta de Workato”.
Una vez creado ese ticket, Workday inicia un catálogo de solicitudes de la lista de comprobación de incorporación que sigue nuestro equipo de personal, incluido el aprovisionamiento de portátiles y cuentas, las solicitudes de accesorios y la programación de orientación. Muchas de estas tareas no son funciones HRIS integradas, pero cuando usamos Jira Service Management y Workato para automatizar el proceso, estas tareas se configuran para comenzar tan pronto como finalice otra, o incluso simultáneamente. En pocas palabras, Jira Service Management hace que las tareas de incorporación sean mucho más fáciles de administrar.
El uso de la integración de Workato entre Workday y Jira Service Management nos permite unir equipos segmentados y reducir el tiempo necesario para completar una tarea (y, por extensión, los costes de toda la empresa). El proceso hace que todo el catálogo de tareas de incorporación sea rastreable de forma centralizada y medible por la rapidez con que se completen las tareas.
“Al hacer que las tareas de incorporación de Jira Service Management aterrizaran en la cola del equipo de operaciones de incorporación, redujimos el riesgo de error humano y eliminamos una gran cantidad de esfuerzo manual”, dice Andi Breslin, jefe de operaciones de personas de Atlassian. “No solo agregó valor a nuestro equipo de adquisición de talento y nuevas contrataciones al acelerar el proceso de incorporación, sino que también agregó capacidad a nuestro equipo de operaciones de incorporación”.
Cómo Jira Service Management gestiona los casos de manera eficiente
Creamos un portal front-end y registramos casos de Jira Service Management para cada transacción que necesitaba la acción del equipo de personas, comenzando con transacciones críticas de alto volumen. Estos casos se pueden asignar al miembro adecuado del Equipo de Personas en el área geográfica aplicable con acuerdos de nivel de servicio (SLA) apropiados, un detalle pequeño pero clave, ya que cada área ayuda con regulaciones, leyes, ofertas y políticas de recursos humanos geoespecíficas.
Más importante aún, el seguimiento de este tipo de datos puede permitir que el equipo se acerque a las operaciones porque admite la toma de decisiones inteligente.
Lo que aprendimos y los próximos pasos
Atlassian tomó una potente herramienta de HRIS y la mejoró aún más con Jira Service Management. Y la implementación es sencilla gracias a la fácil integración de Workato y a las plantillas y API integradas de Jira Service Management.
“Lanzamos una nueva capacidad para nuestras transacciones de incorporación relacionadas con recursos humanos”, dice Paul. “Ahora planeamos continuar construyendo hacia la visión de usar Jira Service Management para mejorar todas las transacciones críticas para el negocio, como transferencias, terminaciones, cambios de dirección y muchos más”.
Para nuestro equipo de ATLASSian ITSM, Jira Service Management es el puente entre equipos separados y una herramienta capaz de llenar los vacíos de funciones en una amplia gama de plataformas empresariales. Estos factores influyeron en el equipo para desbloquear más valor comercial con Lever, un sistema de seguimiento de solicitantes.
“No me sorprendería demasiado si todo el ciclo de vida de los empleados, desde el reclutamiento hasta su primer día y las actividades anuales como las revisiones de rendimiento, hasta literalmente su último día, se vea afectado por Jira Service Management en el futuro”, dice Paul. “Las oportunidades son infinitas y el valor está ahí”.
Si tu equipo de recursos humanos quiere mejorar su proceso de incorporación, Jira Service Management podría ser el boleto de oro. ¿Quieres averiguarlo? Regístrese para obtener una demostración o pruébela gratis.
Prueba Jira Service Management gratis
Autor: TI DE ATLASSIAN
Somos S4E, Gold Solution Partner de Atlassian Chile visítanos y conoce más de Jira Chile
Nos puedes encontrar en redes sociales, ¡Síguenos para tener actualizaciones diarias! LinkedIn , Facebook y Twitter
Recuerda que para conocer los descuentos exclusivos que tiene S4E, Gold Solution Partner de Atlassian en Chile, escribe a Contacto S4E.
S4E cuenta con un equipo de soporte personal certificado en herramientas Atlassian.
