Cómo utilizar Whiteboards en Jira Workflows

Publicado el 8 de mayo de 202.4

Escrito por Shalu Pandey

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Las herramientas de visualización son una excelente manera de potenciar la ideación, la planificación, la colaboración y más dentro de su equipo. Con las pizarras de Confluence, puede aprovechar el poder de Jira dentro del formato flexible y colaborativo de una pizarra digital con sincronización bilateral en tiempo real.

Las pizarras tienen una larga historia de ayudar a las personas a ilustrar y explicar ideas. Más tarde, las pizarras blancas asumieron la misma función, y ahora las pizarras virtuales continúan con esta tradición. Cada iteración de esta herramienta ha ayudado a los equipos a colaborar, pero solo las pizarras virtuales lo hacen sin necesidad de estar en la misma sala.

La visualización siempre ha sido un aspecto fundamental del desarrollo ágil. Los tableros Scrum y Kanban visualizan el progreso, permitiendo a los equipos ver cómo las tareas avanzan de una fase a otra.A continuación, explicaremos cómo la integración de pizarras virtuales en su flujo de trabajo de Jira puede mejorar cada etapa de la gestión ágil de su proyecto.

Etapa 1: Concepción e iniciación

La etapa de concepción e iniciación implica convertir una idea en un plan de negocios viable, lo suficientemente sólido como para garantizar la aprobación de las partes interesadas pertinentes. Antes de empezar a crear épicas, problemas y tareas, su equipo debe idear los conceptos y requisitos del proyecto. Los whiteboards actúan como un lienzo colaborativo que los equipos pueden utilizar para concretar aspectos críticos de esta fase, como determinar el propósito, el presupuesto y la duración esperada del proyecto.

Los miembros del equipo pueden contribuir, discutir y refinar ideas utilizando whiteboards para mejorar algunas de las técnicas de colaboración ágil más populares, que incluyen:

  • Lluvia de ideas: Visualice un proceso de generación de ideas colaborativo y espontáneo.
  • Mapas mentales: Visualice relaciones y dependencias entre conceptos clave del proyecto para crear una hoja de ruta clara para el éxito del proyecto.
  • Wireframing: Cree un plano básico que describa la estructura y el diseño de los componentes necesarios para proporcionar un marco esquelético para las interfaces de usuario y los diseños de funciones.
  • Mapeo de historias de usuario: Organice y priorice funciones y otros entregables del proyecto en función de las necesidades y objetivos del usuario.

Los whiteboards de Confluence ofrecen un conjunto completo de funciones familiares que le permiten recopilar y unir rápidamente diversas ideas. Se encuentran disponibles elementos visuales populares como notas adhesivas, sellos y pegatinas. Dado que estos whiteboards son virtuales, no tiene que preocuparse de que el viento borre sus notas adhesivas o que otro equipo borre accidentalmente su trabajo.

Los whiteboards de Confluence también cuentan con una amplia biblioteca de plantillas prediseñadas para cada etapa de su flujo de trabajo ágil, incluida la generación de ideas y la lluvia de ideas.

Etapa 2: Planificación

La etapa de planificación se enfoca en trazar el progreso del proyecto a lo largo del tiempo. Los whiteboards proporcionan un espacio colaborativo versátil para analizar críticamente los objetivos del proyecto, definir entregables y escribir requisitos técnicos. Aquí hay algunos procesos clave:

  • Planificación de PI: Visualice objetivos, dependencias y prioridades de incremento de programa de manera colaborativa.
  • Planificación de Sprint: Organice historias de usuarios, priorice tareas y asigne recursos eficientemente para representar visualmente los objetivos del sprint.
  • Hoja de ruta del producto: Cree hojas de ruta dinámicas y editables que alineen a su equipo con una visión más amplia.
  • Gestión del trabajo pendiente: Revise y perfeccione las prioridades del trabajo pendiente para garantizar una organización adecuada y reflejar las prioridades actuales y futuras.

Las plantillas de planificación y priorización en los whiteboards de Confluence se adaptan a las preferencias de su equipo, incluidas las plantillas de PI, Sprint y trabajos pendientes.

Las pizarras físicas suelen ser frustrantes, ya que las ideas deben transferirse manualmente a Jira. Los whiteboards de Confluence resuelven este problema al permitirle convertir notas adhesivas virtuales en entregables, convirtiéndolas en páginas estructuradas de Confluence o tickets de Jira.

whiteboards en jira

La versatilidad de las pizarras Confluence las hace ideales para la gestión de proyectos no lineales, donde las prioridades y objetivos cambian constantemente. Son una herramienta perfecta para colaborar virtualmente en la planificación de proyectos.

Etapa 3: Ejecución 

Durante la etapa de ejecución, donde su equipo lleva a cabo el trabajo planificado y prometido en etapas anteriores, las pizarras virtuales son una herramienta invaluable. Pueden ser utilizadas para explicar conceptos complejos y crear recursos que ayuden a cristalizar los requisitos, tales como:

  • Diagramas de flujo: traducen procesos complejos en imágenes lógicas y fácilmente comprensibles, asegurando una ejecución fluida de tareas y procesos.
  • Diagramas técnicos: ofrecen representaciones visuales de la arquitectura, la estructura, los componentes y las interacciones del producto, facilitando la comprensión e implementación de conceptos técnicos complejos por parte del equipo.

Confluence proporciona una variedad de plantillas de diseño, incluyendo aquellas para diagramas de flujo, que ayudan a crear elementos visuales para definir procesos complejos. Si su equipo prefiere utilizar herramientas de diseño como Figma, no hay problema. Puede integrar fácilmente contenido de herramientas de terceros y otros productos de Atlassian, como Trello, utilizando los enlaces inteligentes en las pizarras de Confluence.

Etapa 4: Monitoreo y control 

Los procesos de seguimiento y control implican monitorear el avance del proyecto, identificar problemas o desviaciones, y realizar los ajustes necesarios.

En estos procesos ágiles, las pizarras virtuales son herramientas indispensables para mantener los proyectos en curso. Por ejemplo, el scrum y las reuniones diarias/semanales pueden convertirse en sesiones dinámicas y atractivas al visualizar el progreso y la trayectoria del sprint.

Confluence ofrece una amplia gama de plantillas para reuniones y talleres que ayudarán a su equipo a mantener debates frescos, atractivos y altamente productivos. A través de las pizarras de Confluence, puede gestionar funciones vitales del flujo de trabajo de Jira directamente, como:

  • Importar incidencias de Jira en una vista de pizarra única y expandir estas incidencias agregando detalles y editando tickets.
  • Actualizar los problemas de Jira de forma masiva, moviendo tareas a otros miembros del equipo o a otro sprint.
  • Conectar problemas de Jira para visualizar bloqueadores, requisitos y otras relaciones vitales entre las tareas asignadas.

Las pizarras de Confluence tienen integraciones profundas con Jira a través de secciones y conectores inteligentes. Las secciones inteligentes permiten realizar actualizaciones de los problemas de Jira después de planificar sesiones de forma rápida y casi sin esfuerzo. Simplemente cree una sección inteligente en su pizarra y comience a arrastrar problemas de Jira a la misma. Todos los cambios se actualizan en tiempo real y se reflejan en Jira de inmediato, facilitando que su equipo pase de la planificación a la ejecución sin problemas.

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También puedes emplear conectores inteligentes para trazar líneas entre los problemas de Jira en tu pizarra. Esto te permite visualizar las relaciones y dependencias entre los problemas de Jira. Los conectores inteligentes convierten las líneas entre ellos en enlaces de problemas. Los vínculos entre dos problemas de Jira creados en una pizarra se actualizan directa y automáticamente en el campo “Problemas vinculados” en Jira.

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Etapa 5: Cierre 

La fase final implica formalizar la conclusión del proyecto, asegurándose de que se hayan cumplido todos los entregables, capturando lecciones aprendidas, documentando los resultados y celebrando los logros del equipo a través de retrospectivas.

Utiliza los whiteboards de Confluence para crear elementos visuales que ayuden a tu equipo a reflexionar sobre lo que salió bien, identificar áreas de mejora y promover una cultura de mejora continua.

Los whiteboards de Confluence ofrecen plantillas de retrospectiva y evaluación para hacer que esta etapa final sea divertida, interactiva y colaborativa. Además, puedes generar automáticamente una plantilla retrospectiva en forma de whiteboard de Confluence o página de Confluence al cerrar un sprint para un proyecto de Jira gestionado en equipo.

Transforme la colaboración de Jira con las Whiteboards de Confluence 

Dado que la visualización siempre ha sido una parte fundamental del desarrollo ágil y la gestión de proyectos, es probable que tu equipo ya esté utilizando whiteboards físicos o herramientas de colaboración virtual. Convierte problemas de Jira e impórtalos fácilmente a los whiteboards de Confluence para una gestión de proyectos increíblemente flexible, con sincronización bidireccional en tiempo real.

Importa incidencias de Jira a los whiteboards con un solo clic. Transforma notas adhesivas y otros recursos visuales en entregables de Jira al instante. Vincula problemas automáticamente y actualiza campos en Jira mientras organizas y mapeas problemas usando secciones y conectores inteligentes. Colabora e involucra a los miembros del equipo de manera más efectiva mientras mantienes una única fuente de información.


ACERCA DE ESTE ARTÍCULO

Publicado el 8 de mayo de 2024

SOBRE EL AUTOR

SHALU PANDEY, Product Manager, Confluence Ecosystem.


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