Descubre cómo Confluence puede ayudar a sus equipos con el próximo gran proyecto. Además, tres consejos para empezar.
Los proyectos de toda la empresa que involucran a partes interesadas de múltiples grupos, funciones y zonas horarias realmente pueden poner a prueba sus habilidades de trabajo en equipo. ¿Deberías enviar miles de correos electrónicos y programar cientos de reuniones? ¿O hay una mejor manera de colaborar?
En Atlassian, sabemos de primera mano cómo la sólida colaboración asíncrona puede permitir el crecimiento. Con más de 10 000 empleados en varios continentes y una política de trabajo desde cualquier lugar desde 2020, nuestra empresa estaba creciendo rápidamente. De hecho, estábamos creciendo tan rápido que creaba problemas de sobrecarga de datos. Nuestro Equipo de personas quería solucionar este problema y mantener a los empleados comprometidos y conectados con todos nuestros recursos y noticias de la empresa, sin importar dónde se encuentren.
Una solución interna para la gestión de datos y recursos
“G’day” es una base de conocimiento interna para todo lo relacionado con Atlassian para empleados, incluidos TI, adquisiciones, recursos humanos, finanzas y comunicaciones internas. Es atractivo y útil, pero lo mejor de todo es que le permite reducir los correos electrónicos y las notificaciones a favor de los feeds de toda la empresa. Cualquiera puede contribuir con su voz al contenido de G’Day, y todos los blogs populares se destacan y se muestran a todos en la empresa.
Vannya Vallejo es una empleada en nuestro video que vio el potencial de G’day desde el principio.
Imagine una plataforma de empleados que normalmente encontraría junto al enfriador de agua, pero virtual. La plataforma de empleados es un centro central donde los atlassianos pueden encontrar los últimos anuncios, información importante y el apoyo que necesitan para tener éxito en su función.
Cómo Confluence puede ayudar a su empresa con grandes proyectos
Debido a que construir G’day fue una tarea tan grande, el equipo de personas recurrió a Confluence para la colaboración asíncrona global. El uso del centro de conocimiento colaborativo unió a diferentes equipos de manera efectiva, para que pudieran resolver cualquier problema complejo.
La confluencia solidifica los roles de todos
La estructura de Confluence también garantiza que cada miembro del equipo comprenda el papel que desempeña en el panorama general. Al definir claramente los roles y responsabilidades y mostrarlos en la página para que todos los vean, nadie se pierde y ninguna tarea se pasa por alto en el mundo de la colaboración asíncrona.
“Fue genial que la gente desafiara el pensamiento y les hiciera entender cuál era su papel en la solución de este problema”, recuerda Breslin. “Eso es realmente importante para que un proyecto tan complejo tenga un buen comienzo”.
Confluence es su única fuente de verdad
El gerente de producto, Sam Knight, puede dar fe de la dificultad de varios cocineros en la cocina: cocinar en diferentes momentos.
“Desde las comunicaciones internas hasta TI, desde el producto hasta el equipo de personas, fue un verdadero esfuerzo colectivo reunir a todos estos grupos”, dice. “No es algo que pueda hacer de forma aislada, especialmente cuando nuevas personas de todo el mundo se unieron al proyecto aguas abajo. Confluence realmente nos ayudó a tener una fuente de verdad ”.
Reunir equipos en la misma página para el éxito colectivo es la especialidad de Confluence, que fue fundamental para enviar el proyecto rápidamente.
“Todo este proceso fue bastante abrumador en términos de logística y cómo íbamos a colaborar”, dice Andi Breslin, Jefe de Operaciones de Personas. “Fue entonces cuando apareció el poder de Confluence: poder crear un póster de proyecto que creó una comprensión compartida sobre qué, por qué, cuándo y quién, y cómo íbamos a medir el éxito”.
Confluence elimina reuniones y correos electrónicos innecesarios
Confluence permitió una poderosa alineación interfuncional que resultó ser esencial para el lanzamiento exitoso de G’day.
“Sin Confluence, habría habido muchas más reuniones , muchos más correos electrónicos, muchas más conversaciones, muchas más desalineaciones y habría tomado mucho más tiempo”, insiste Breslin. “Y habría habido mucha más frustración”.
Debido a que permite que todos y cada uno de los miembros de la empresa contribuyan a una sola página, hay una mejor visibilidad entre los departamentos. Etiquetar a las personas para obtener su opinión también elimina las reuniones y los correos electrónicos innecesarios. Sin mencionar que no es absolutamente necesario que lean todo el documento si puede identificar exactamente dónde necesita su aporte, lo que ahorra mucho tiempo.
Consejos para empezar
Consulte estos consejos para una colaboración en equipo sin frustraciones para su próximo gran proyecto:
- Cree un espacio de proyecto , luego invite a los miembros del equipo para que puedan cumplir con el cronograma, comunicarse y hacer avanzar las tareas clave. Cada empleado puede ver la sección ” TLDR ” del proyecto, los puntos de contacto y los OKR. Además, recibe notificaciones para mantenerte informado.
- Use una plantilla de plan de proyecto como la principal fuente de información en todas las funciones y eduque a los colaboradores que se incorporan tarde. Será de fácil acceso y describirá el alcance, los cronogramas clave, los aprobadores y otra información importante.
- Agregue etiquetas para que las páginas se puedan buscar fácilmente en toda la empresa. Y use elementos de acción y menciones @ para que las personas adecuadas sepan qué se debe hacer a continuación. Si no está destinado a ediciones de otros, agregue un “WIP” al título para indicar que es un “trabajo en progreso” y considere cambiar los permisos. Los análisis y la información de “última actualización” le permiten a usted y a los espectadores saber qué tan actualizada está una página con un vistazo rápido.
Haga clic en el enlace a continuación para obtener más información sobre cómo Confluence permite una mejor colaboración asíncrona para equipos de todos los tamaños.
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Autor: Nicole Radlow
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