Publicado el 14 de Febrero de 2024 por Markus Doll, Director de Operaciones en codeportynine.
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Habilite a su equipo: Ahorre tiempo y simplifique los flujos de trabajo con potentes herramientas de clonación
En el ámbito de la Gestión de Servicios de TI (ITSM) y las prácticas Agile y DevOps, la eficiencia es esencial. Los equipos se enfrentan a diario con proyectos complejos y problemas multifacéticos, buscando constantemente formas de ahorrar tiempo, simplificar flujos de trabajo y aumentar la productividad, lo cual puede marcar la diferencia en el juego.
De hecho, según un informe de Zapier, el 34% de las empresas afirman que la automatización les permite reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, mientras que el 28% señala que disminuye el tiempo necesario para dar seguimiento a un cliente potencial. Además, el 35% indica que les permite ofrecer un mejor servicio y soporte al cliente, y el 34% destaca que automatizar tareas como la entrada de datos reduce los errores.
Una de las estrategias más efectivas para lograrlo es mediante el uso de herramientas poderosas para clonar proyectos y tareas repetitivas. Esto agiliza y simplifica el trabajo, permitiendo así que el equipo se centre en proyectos importantes que impulsen el negocio.
A continuación, Deviniti, codefortynine, K15t y Kolekti, socios del Marketplace de Atlassian,comparten a continuación sus conocimientos sobre cómo fomentan la eficiencia en sus equipos.
Los flujos de trabajo mejorados están transformando áreas clave de negocios de manera significativa. Estos avances se reflejan en la gestión de clientes potenciales, la facilitación del proceso de incorporación de nuevos empleados, la mejora en la gestión del servicio, la simplificación de la gestión y organización de proyectos, y la optimización de la gestión de inventario y ventas. Además de aumentar la eficiencia y mejorar las operaciones, también reducen significativamente la posibilidad de errores.
A pesar de los beneficios que representan para su empresa, la simplificación de los flujos de trabajo implica cambios en los procesos y métodos de trabajo existentes, lo que puede requerir tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, es fundamental contar con una planificación e implementación estratégica y cuidadosa para garantizar una transición exitosa.
Optimiza la gestión de proyectos y asuntos en 3 simples pasos
Aunque iniciar un proyecto desde cero puede ser beneficioso en ocasiones, hay proyectos repetitivos que requieren una secuencia de pasos similar. Sin embargo, configurar manualmente tales proyectos, incluso con un entendimiento completo de los pasos necesarios y utilizando la función de clonación de Jira, puede ser tedioso, frustrante y propenso a errores. Es necesario replicar el proyecto con ajustes idénticos, duplicar el tablero del proyecto y clonar manualmente cada tarea, lo que consume mucho tiempo. Además, se requieren modificaciones masivas para transferir los problemas al nuevo proyecto.
Ahí es donde entra Deep Clone for Jira. Este complemento ofrece potentes herramientas de clonación para clonar epopeyas, realizar clonaciones masivas y copiar plantillas de proyectos, lo que ahorra tiempo, reduce el trabajo manual y facilita la vida laboral para todos.
Examinemos más de cerca cómo se puede aumentar la eficiencia, especialmente en entornos donde los proyectos o eventos se repiten con requisitos similares. Al establecer estándares básicos y utilizar plantillas en Jira junto con capacidades de clonación robustas, los equipos pueden lograr un proceso más ágil y eficiente.
1. Simplificar los flujos de trabajo para aumentar la productividad del equipo
La optimización de los procesos y flujos de trabajo es un enfoque gradual que se puede lograr desglosándolo en pasos más pequeños. Para optimizar estos procesos, las empresas deben revisar detenidamente cómo manejan los desafíos individuales y decidir qué áreas mejorar.
- Mapeo de los procesos actuales: Identificar y visualizar todos los procesos actuales para comprender cómo avanzan las tareas y detectar posibles ineficiencias.
- Análisis de las ineficiencias: Examinar los procesos mapeados para identificar pasos innecesarios, redundancias o cuellos de botella que puedan ser eliminados o mejorados.
- Establecimiento de objetivos: Definir claramente qué se desea lograr con la optimización, ya sea reducir el tiempo, recortar costos o mejorar la calidad.
- Involucramiento de las partes interesadas: Contar con la participación de empleados y otras partes interesadas que interactúen con estos procesos para obtener ideas y sugerencias de mejora.
Los procesos optimizados son más simples y fáciles de replicar, lo que conduce a resultados más consistentes y predecibles. Reducir las redundancias, los cuellos de botella y los pasos de los procesos recurrentes acorta el tiempo necesario para completarlos. Además, identificar los procedimientos que representan riesgos innecesarios permite tomar medidas para eliminarlos o aplicar precauciones adicionales. Menos pasos y menos complejidad significan menos oportunidades para cometer errores humanos.
La optimización de los procesos proporciona una ventaja competitiva en el campo empresarial al ofrecer un soporte más rápido, una producción más eficiente y una mejor comunicación entre equipos al integrar procesos de colaboración efectivos en los flujos de trabajo.
2. Plantillas de proyectos para reducir la complejidad
Una plantilla de proyecto es un proyecto preconfigurado que incluye un conjunto de problemas, flujos de trabajo, esquemas y pantallas. Al crear una plantilla de proyecto, se estandariza la estructura del proyecto y se garantiza que todos los proyectos sigan el mismo proceso. Esto puede ayudar a reducir la complejidad de gestionar múltiples proyectos y garantizar que todos sean consistentes.
Consideremos una startup tecnológica en crecimiento. Cada nuevo empleado debe integrarse en varios proyectos y equipos. Al incorporar nuevos empleados, se puede utilizar una plantilla de proyecto para crear un proceso de incorporación estandarizado. La plantilla puede incluir una serie de tareas, como configurar cuentas, asignar mentores y proporcionar materiales de capacitación. Esto garantiza que todos los nuevos empleados pasen por el mismo proceso de incorporación, reduciendo la confusión y garantizando que todos reciban el mismo nivel de formación.
En lugar de crear un nuevo proyecto desde cero cada vez, se puede utilizar una plantilla y personalizarla según sea necesario. Esto agiliza el inicio de nuevos proyectos y garantiza que todos sigan el mismo proceso.
3. Herramientas de clonación para ahorrar tiempo y reducir el trabajo manual
Una vez que se han simplificado los flujos de trabajo y se han optimizado los procesos, es hora de que las herramientas ayuden en los proyectos recurrentes. En 2024, hay más de 60 soluciones de terceros disponibles en el Atlassian Marketplace que ofrecen opciones adicionales de clonación en Jira Cloud. El impacto de estas herramientas puede ser significativo para aumentar la productividad de los equipos.
Según nuestra base de datos interna, en 2023, la clonación masiva promedio implicaba más de 65 problemas en un solo trabajo de clonación.
Imagínese tener que realizar este proceso manualmente. Crear cada problema, asignar usuarios, agregar títulos y descripciones, copiar archivos adjuntos y comentarios, y eliminar elementos obsoletos llevaría más de una hora de trabajo repetitivo y agotador. En comparación, la función de clonación masiva en Deep Clone for Jira solo lleva 6 minutos, ahorrando entre un 80% y un 90% del tiempo de los empleados.
Ahora, imagine un escenario más amplio, como mover proyectos de una instancia a otra durante un proceso de fusión y adquisición. En este caso, un gerente de proyecto habría ahorrado varias horas al utilizar una solución de terceros.
Según nuestra base de datos, la clonación promedio de una instancia en la nube a otra involucra 500 problemas y toma aproximadamente 45 minutos. Deep Clone for Jira mejora aún más este proceso al proporcionar la capacidad de clonar trabajos que luego se pueden ejecutar en segundo plano.
Libere tiempo para tareas más creativas y estratégicas
Las herramientas de clonación son poderosas para simplificar y agilizar procesos, ya sean tareas administrativas rutinarias, entrada de datos o cambios organizativos más complejos.
Los desafíos superados y los ahorros de tiempo y costos obtenidos demuestran el valor de elegir la herramienta adecuada.
Ahora su equipo tendrá más tiempo para concentrarse en tareas creativas y estratégicas, como la generación de ideas nuevas, la prueba de soluciones innovadoras y la formulación de estrategias para el crecimiento empresarial sostenible.
Deep Clone for Jira, la aplicación de clonación número 1, está diseñada para ahorrar tiempo, minimizar los esfuerzos manuales y hacer que la vida laboral sea más eficiente. Ofrece potentes herramientas de clonación para clonar epopeyas, clonar en masa hasta 100,000 problemas a la vez y copiar plantillas de proyectos.
Publicado el 14 de Febrero de 2024
Autor: Markus Doll, Director de Operaciones en codeportynine.
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