Mejores prácticas para trabajar con tablas en Confluence

Siga estos consejos para transmitir información más rápido y con más claridad utilizando Tablas en Confluence.

Para la mayoría de los trabajadores de oficina, es difícil imaginar una jornada laboral sin mesas. Nos ayudan a rastrear y comunicar el progreso, los activos, los presupuestos, prácticamente cualquier información que deba calcularse, almacenarse o clasificarse.

Si Confluence es su entorno de trabajo principal, probablemente haya utilizado la función de tablas, pero podría ser más sólida de lo que cree. Además de la cuadrícula estándar de información, también puede organizar y calcular datos utilizando el conjunto de aplicaciones asociadas de Confluence . Al hacerlo, se dará cuenta de que no es necesario utilizar ninguna otra herramienta para representar y procesar tablas, especialmente porque las funciones nativas de Confluence ya le permiten crear tablas, personalizarlas y hacerlas atractivas e interactivas.

Confluence tiene muchas herramientas poderosas que lo ayudarán a organizar sus tablas de manera ordenada y conveniente. Puede administrar los requisitos del producto, los planes de recursos u otra información del proyecto utilizando una amplia gama de macros , como Propiedades de página e Informe de propiedades de página o Tabla de informes de tareas. Además, con planos predefinidos , no le llevará tiempo.

Profundicemos en las mejores prácticas para trabajar con tablas en Confluence y veamos todo en acción, desde las características básicas hasta las técnicas más avanzadas.

Estructura tus datos para una comprensión más rápida usando las herramientas de personalización nativas de Confluence

Después de crear una tabla en Confluence, hay muchas cosas que puede hacer para que se vea exactamente como desea.

Formatee el diseño de su tabla para obtener toda la información en una vista

Las tablas pueden ayudar a comunicar mucha información de un vistazo, pero solo si las celdas muestran toda la información de una manera comprensible. Defina el diseño de su mesa con los siguientes consejos. 

• Utilice el botón con dos flechas horizontales para hacer que la tabla sea tan ancha como la página o ajústela al centro. Puede elegir uno de los tres tamaños de mesa.
• Establezca el ancho de cada columna. Pase el cursor sobre los bordes de una columna y arrastre hasta que alcance el tamaño correcto.
• Para que las columnas tengan el mismo ancho, selecciónelas y haga clic en la flecha hacia abajo. Seleccione la opción “Distribuir columnas”.

Comuníquese visualmente más rápido con el formato de celda

Puede ayudar a las personas a encontrar temas o grupos de información específicos de un vistazo utilizando códigos de colores o imágenes. Aquí hay algunas herramientas nativas de Confluence para ayudarlo a comenzar:

• Fusionar varias celdas seleccionándolas, haciendo clic en la flecha hacia abajo y eligiendo “fusionar celdas”. También puede dividir las celdas, pero solo si se fusionaron antes.
• Organice sus tablas con encabezados haciendo clic en “Opciones de tabla” en la parte inferior de la tabla y eligiendo si desea establecer una fila de encabezado o una columna de encabezado. También existe la opción adicional de agregar una columna numerada que es útil en caso de que tenga una lista grande en su tabla; simplemente elija “Columna numerada” y aparecerá en el lado izquierdo de la tabla.
• Use diferentes colores para resaltar ciertas celdas. Seleccione la (s) celda (s) y haga clic en la flecha hacia abajo, luego elija su color en “Fondo de celda”.

Familiarícese con las herramientas nativas para comunicarse de manera efectiva con las tablas de Confluence

Confluence tiene muchas otras herramientas divertidas para ayudarlo a crear información clara y escaneable: 

• Llena tu mesa con estados. Agregue la macro de estado escribiendo ” / estado ” en la celda o seleccionándola de las macros en la barra de herramientas superior. Nombra tu estado y elige su color.
• Especifique fechas con la macro Fecha. Agregue la macro a la celda y seleccione una fecha específica del calendario interactivo.
• Haz que tu mesa sea más divertida y atractiva con emojis. Puede usarlos en lugar de estados o para marcar datos visualmente. Haga clic en el ícono de la carita sonriente en la barra de herramientas superior para encontrar todos los emojis.

Fusionar tablas similares para obtener una descripción general del trabajo entre equipos

Confluence también le permite administrar tablas que contienen datos similares. Si estas tablas están esparcidas por su espacio de trabajo, puede combinarlas en una tabla más grande. De esta manera, puede agrupar información sobre tareas separadas en una página o extraer información específica de los requisitos detallados del proyecto, fusionándolos en una tabla para obtener una descripción general más rápida.

En este caso, utilizará dos macros: Propiedades de página e Informe de propiedades de página .

Primero, debe agregar la macro Propiedades de página a la página y colocar una tabla de dos filas o dos columnas dentro de ella. Establezca una etiqueta para esta página y otras páginas con tablas similares. Estas etiquetas se utilizarán más adelante en la macro Informe de propiedades de página para extraer páginas particulares y formar una tabla a partir de ellas.

Después de envolver todas sus tablas en la macro Propiedades de página, puede crear una nueva página. Por último, inserte la macro Informe de propiedades de la página, seleccione las etiquetas que estableció anteriormente, elija un espacio donde se encuentran estas tablas y guarde la página.

El uso de planos de página predefinidos facilita aún más el proceso. Puede crear una plantilla usted mismo, agregando las tablas y macros con formato específico. O puede utilizar los planos prefabricados, que ya contienen la macro Propiedades de página, como el plano de requisitos del producto .

Para inspirarse un poco, puede ver un vídeo sobre cómo utilizar las macros Propiedades de página y Informe de propiedades de página.

Aproveche las macros de la tabla de Confluence para mantener los proyectos en marcha

Las personas que utilizan Confluence para la gestión de proyectos a menudo establecen tareas en varias páginas. Si bien puede ser difícil realizar un seguimiento de estas tareas si están ubicadas en diferentes lugares, es posible organizarlas en una tabla, especialmente si estas tareas están relacionadas con un determinado proyecto. El proceso es sencillo.

Cree una página nueva y agréguele una macro de informe de tareas . Configure sus ajustes:

• Seleccione un espacio o páginas de las que se derivan las tareas.
• Elija una persona asignada para las tareas.
• Elija un estado para las tareas.
• Decida cómo ordenar las tareas y qué columnas mostrar.

Guarde la macro y la página y verá una tabla con todas las tareas. Puede marcarlos como hechos y el estado también se actualizará en la página correspondiente.

Si usa Jira para realizar un seguimiento de sus tareas, aún puede crear alineación y transparencia entre los equipos al vincular Jira y Confluence y agregar la macro de Jira . En la configuración de macros, puede seleccionar el proyecto o los problemas que desea mostrar. Incluso puedes crear gráficos sobre la base de los problemas o proyectos subyacentes en tu tabla de problemas de Jira. Simplemente haga clic en Jira Charts a la izquierda cuando esté editando la macro de Jira.

Amplíe las capacidades de las tablas de Confluence con el filtro de tabla y los gráficos

Si compartir, procesar y visualizar datos tabulares es fundamental para su equipo, podría tener sentido invertir en una aplicación de Marketplace para ampliar sus capacidades. Table Filter and Charts for Confluence , por ejemplo, es una aplicación popular entre los usuarios de Confluence:

• Filtrar tablas. La macro Filtro de tabla aplica los filtros más relevantes a las columnas de la tabla, como filtros desplegables o de fecha. Solo necesita elegir qué datos representar.
• Agrupar y calcular datos. Utilice la macro de tabla dinámica para comparar valores rápidamente. Elija columnas con entradas repetidas para que actúen como etiquetas de fila y columna y elija el tipo de cálculo.
• Construya tablas y gráficos. Convierta los datos tabulares en gráficos dinámicos que puede cambiar sobre la marcha. La macro Chart from Table ofrece más de 15 tipos de gráficos.
• Transforma las tablas existentes . Combine sus tablas utilizando los ajustes preestablecidos integrados o realice una transformación personalizada con la ayuda de funciones SQL.
• Tablas de salida de otras fuentes. Estas macros de tablas personalizadas admiten archivos en formatos CSV, TSV o JSON y tablas de Google Sheets.
• Reutilice tablas en diferentes páginas. La macro de extracto de tabla deriva una tabla de una página y la macro de inclusión de extracto de tabla la representa en otro lugar. También puede generar metadatos de la página de origen en la misma tabla.

Con una aplicación como Filtro de tabla y Gráficos para Confluence , puede agregar las macros Filtro de tabla, Tabla dinámica y Gráfico de tabla en el modo de visualización haciendo clic en el icono de embudo en la parte superior de la tabla. La aplicación sugiere las opciones más relevantes para cada macro, pero puede explorar otros gráficos directamente en el modo de visualización. 

Si desea realizar cambios más drásticos en su análisis y visualización de datos, puede ir al modo de edición y ajustar la configuración hasta que obtenga el resultado deseado.

Las mesas Confluence pueden ser versátiles y divertidas para trabajar. Aproveche nuestras mejores prácticas y sea creativo con sus mesas para maximizar su potencial.

Esta es una publicación invitada escrita por Maria Kurnosenko, especialista en marketing de contenidos de Stiltsoft. Stiltsoft es un socio de Atlassian Platinum Marketplace con más de 20 aplicaciones para Confluence, Jira y Bitbucket.

_{Autor: MARIA KURNOSENKO}

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