Administre su equipo y los recursos del proyecto con estos conocimientos basados en software.
La planificación proactiva de recursos es la clave para una gestión de proyectos eficaz. Una buena planificación de recursos es una rica combinación de procesos, tecnología y automatización. Esto ayuda a las empresas a trabajar de manera más eficiente al asignar las personas, el tiempo y las herramientas adecuadas a un proyecto y garantizar que los proyectos de alto impacto puedan tener éxito.
No es sorprendente que una mala planificación de los recursos pueda desperdiciar hasta el 11,4 % de los recursos de una empresa, según Pulse of the Profession 2020 de PMI . Por lo tanto, para maximizar los recursos de la empresa y administrar planes de proyectos precisos, los gerentes de proyectos deben pensar en la administración de recursos, la planificación de recursos, la asignación de recursos y la utilización de recursos, incluso antes de pensar en el proyecto en sí.
Para ejecutar sus equipos y recursos de proyectos de manera eficiente, los gerentes de proyectos también necesitan usar un software que ayude a evitar una hemorragia de tiempo y dinero. Esto es especialmente cierto si, como la mayoría de los gerentes de proyectos, está ejecutando varios proyectos simultáneamente. La gestión eficaz de los recursos puede ayudar a mediar estas cargas de trabajo y abordar muchos de los problemas potenciales que pueden derivarse de proyectos mal planificados y con pocos recursos.
¿Qué es la planificación de recursos?
La planificación de recursos es el proceso de catalogar, pronosticar y designar numerosos tipos de recursos (p. ej., personas, tiempo, materiales, suministros, herramientas y equipos) para un proyecto en el momento y el costo adecuados. Cuando una buena planificación de recursos está en acción, puede estar seguro de que está utilizando los recursos de la empresa de manera eficiente y productiva.
Beneficios del software de planificación de recursos
Los gerentes de proyecto que usan software de planificación de recursos mejoran la productividad, el desempeño del equipo y la rentabilidad. Solomon Dethe , operaciones y logística de CARS24 , explica que el software de planificación de recursos “rastrea, programa y optimiza los recursos humanos y materiales necesarios para la gestión de proyectos. Este tipo de software ayuda a los usuarios a comparar la disponibilidad de recursos con la demanda y asignar dichos recursos para entregar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto”. Un estudio de McKinsey también encontró que los gerentes de proyecto y las empresas que aplicaron las técnicas de toma de decisiones basadas en evidencia del software en su planificación de recursos tenían un 36% más de probabilidades de superar a sus competidores debido a su capacidad para realizar análisis de escenarios.
Estos son algunos ejemplos de cómo el software de gestión y planificación de recursos puede guiar el éxito de su próximo proyecto.
- Ofrece una buena manera de realizar un seguimiento, administrar y planificar proyectos al proporcionar una vista única de todos los recursos que utiliza la empresa.
- Genera hojas de cálculo y cronogramas para ayudar a planificar múltiples tipos de tareas y proyectos que ahorran tiempo y dinero mientras maximizan sus recursos humanos.
- Reconoce los recursos óptimos para proyectos específicos y puede ayudarlo a compartir esos recursos de manera efectiva en múltiples tareas.
- Pronostica y predice las necesidades futuras del proyecto mediante el seguimiento de los recursos disponibles y las necesidades y capacidades futuras de recursos.
Por qué todo proyecto exitoso comienza con la planificación de recursos
Sin una planificación adecuada de los recursos, los plazos y los presupuestos de los proyectos pueden no alcanzar los objetivos. Si todavía está planificando los recursos de su proyecto con hojas de cálculo y pizarras de Excel, es probable que no pueda maximizar las capacidades de su equipo o sus recursos. Probablemente también sea más difícil realizar un seguimiento de los presupuestos de manera efectiva, ya que no obtiene una vista dinámica.
Por el contrario, las empresas que emplean herramientas de planificación de recursos dedicadas dicen que su organización es eficaz en la programación de la carga de trabajo y el tiempo de su equipo en los proyectos.
Además de ayudarlo a programar de manera efectiva la carga de trabajo y entregar proyectos a tiempo, las herramientas de planificación de recursos ayudan a mantener a todos los miembros de su equipo en la misma página desde el primer día. Esto se debe a que brindan a los miembros del equipo un adelanto de cómo se verá la tubería general del proyecto.
La planificación de recursos rompe los silos y mejora la colaboración
Los silos generalmente ocurren cuando los gerentes de proyecto no tienen los medios para compartir información o conocimiento con los miembros de su equipo y otras personas en su organización. Una encuesta reciente de Gallup informa que “solo el 36 % de los trabajadores en los Estados Unidos están comprometidos con sus trabajos, lo que significa que el 50 % restante de los empleados no están comprometidos y el 15 % están activamente desvinculados”.
Los gerentes de proyecto saben que cuando su equipo está desconectado, el agotamiento no se queda atrás. Esta es la razón por la cual los gerentes de proyectos exitosos intentan mantener a todos los miembros de sus equipos comprometidos activamente con sus tareas y entre sí, encontrando las herramientas para que esto sea posible. Por lo general, los equipos activamente comprometidos que colaboran en toda la empresa mantienen a los empleados motivados y enfocados en el proyecto y reducen las posibilidades de agotamiento.
Brent Gleeson , orador principal y autor de TakingPoint , lo dice sin rodeos: “Los silos apestan. Inhiben la colaboración y la capacidad de alinear un equipo detrás de una visión unificada. Deshazte de ellos.”
El software de gestión de recursos y las herramientas de planificación de recursos ayudan a los directores de proyectos a poner en marcha los proyectos separando a sus equipos. Las herramientas de planificación de recursos que crean sistemas donde los miembros del equipo pueden compartir información y conocimientos en toda su organización crean esfuerzos y oportunidades colaborativos y unificados. Por ejemplo, puede usar una nota en su herramienta de planificación de recursos compartiendo comentarios con los miembros de su equipo. Estos esfuerzos unificados juegan un papel en cada proyecto exitoso.
La planificación de recursos lo ayuda a comprender sus necesidades de recursos por adelantado y en tiempo real
Ya sea que necesite ayuda para rastrear problemas específicos en un proyecto o si es un desarrollador de software que necesita enviar código, comprender las necesidades de su proyecto y cómo satisfacerlas de manera proactiva ayudará a su equipo a funcionar con la máxima eficiencia.
Las herramientas de planificación de recursos pueden ayudar a los gerentes de proyectos a visualizar un proyecto en muchas etapas del ciclo de vida, prevenir problemas de manera proactiva y mantener sincronizados a sus equipos. Una vez que comienza un proyecto, el software de administración de recursos puede aislar los cuellos de botella al mostrar qué pasos o paquetes de trabajo están demorando más de lo esperado o requieren más personas de las planificadas. Además, para los diseñadores de software, la planificación de recursos puede ayudar a enviar el código de forma más rápida y segura al anticipar los problemas antes de que sucedan.
La planificación de recursos es una forma en que los gerentes de proyecto pueden abordar los problemas de manera proactiva de antemano en lugar de intentar corregir los obstáculos durante el viaje de su proyecto de manera reactiva.
Cómo utilizar la planificación de recursos para maximizar la eficiencia
Un especialista de eResource Scheduler describe la eficiencia de la planificación de recursos: “Cuando asigna recursos en exceso para un proyecto, es probable que pierda tiempo y agote sus ganancias. Por otro lado, la asignación insuficiente de recursos para un proyecto conduce a la pérdida de hitos críticos y una caída en el resultado del proyecto”.
Encontrar ese punto óptimo para ejecutar un proyecto de manera eficiente requiere una gestión de recursos y una planificación de recursos eficaces. Esto puede ser un desafío para muchos gerentes de proyectos que usan múltiples herramientas que están integradas en su arquitectura existente para administrar cada parte del ciclo de vida de un proyecto. Afortunadamente, existen herramientas fáciles de integrar que se enfocan en la planificación de recursos y pueden ayudar a maximizar la eficiencia para el éxito de su próximo proyecto.
Consulte estas herramientas de planificación de recursos para el éxito de su próximo proyecto
Si su equipo utiliza herramientas de Atlassian como Jira o Confluence para colaborar, Atlassian Marketplace tiene varias aplicaciones que puede agregar para mejorar su proceso de planificación de recursos.
Por ejemplo, si a menudo tiene problemas de capacidad, las aplicaciones como Tempo Planner pueden ayudarlo a identificar problemas con anticipación y reasignar o ajustar sus planes para evitar cuellos de botella.
Tempo permite a los gerentes ver qué proyectos están tomando más o menos tiempo de lo planificado para solicitar recursos para proyectos de alto impacto sin sobrecargar a los miembros del equipo con cargas de trabajo poco realistas.
Si desea visibilidad en múltiples tareas o proyectos diferentes en Jira, ActivityPlanner puede mostrar claramente las actividades del equipo para que pueda identificar los proyectos con recursos insuficientes o excesivos.
ActivityPlanner ofrece visibilidad de la asignación de recursos con hojas de tiempo y un Calendario de registro de trabajo personal, además de visibilidad a nivel de equipo y proyecto sobre qué problemas de Jira están tomando más tiempo y pueden necesitar recursos adicionales.
Si lo que necesita es una mejor previsión, considere ProScheduler . Ayuda a los gerentes de proyecto a visualizar el ritmo de un proyecto y la carga de trabajo del equipo antes de que comience el proyecto, para que pueda planificar su personal y recursos de manera adecuada.
Otro ejemplo de una gran herramienta para la planificación de proyectos y también la planificación de la capacidad es un diagrama de Gantt . Las herramientas de diagramas de Gantt como BigGantt pueden crear y organizar tareas directamente en el diagrama y personalizar la vista de línea de tiempo para realizar un seguimiento del progreso y los plazos.
Los gerentes pueden usar diagramas de Gantt para obtener una visión general clara de los componentes de un proyecto y los recursos asociados. Con la estructura de desglose del trabajo, puede dividir las actividades del proyecto en partes componentes y asignar recursos a cada parte. El gráfico puede mostrar lo que está programado, cuándo está programado y quién debe asignarse a la tarea. Los diagramas de Gantt tienen en cuenta el flujo de tareas interdependientes que se realizarán en el orden correcto y las relacionan con los recursos correspondientes.
Luego, está el ERP . ERP significa Planificación de recursos empresariales y se refiere a “la combinación de procesos comerciales e información que une funciones dispares de las empresas (como contabilidad y recursos humanos) con la fabricación o el desarrollo de productos y las funciones del lado del servicio de una empresa u organización”. El software ERP como SAP ERP es capaz de respaldar la planificación de recursos tanto para empresas más grandes como para empresas mucho más pequeñas. Puede integrar SAP ERP con Jira utilizando SAP2Jira o cualquiera de las otras aplicaciones de SAP en Atlassian Marketplace .
Encuentre herramientas de planificación de recursos en Atlassian’s Marketplace
Atlassian’s Marketplace es una plataforma para que los clientes de Atlassian descubran, prueben y compren aplicaciones para productos de Atlassian como Jira, Confluence, Bitbucket y más. Puede utilizar aplicaciones para personalizar y ampliar los productos de Atlassian e integrarlos de forma natural en su flujo de trabajo actual.
Tanto los desarrolladores de Atlassian como los de terceros crearon aplicaciones en Marketplace, incluidos Tempo Planner , ActivityPlanner , ProScheduler y BigGantt , que ayudan a las empresas y los gerentes de proyectos a comprender y planificar las necesidades y los recursos de sus proyectos.
Inicie la planificación de recursos ahora para su próximo proyecto
Es una buena práctica pensar en la planificación y asignación de recursos incluso antes de pensar en el proyecto en sí. Puede comenzar visitando Atlassian Marketplace para obtener herramientas de planificación de recursos al alcance de su mano.
Echa un vistazo al mercado de Atlassian
Autor: Usman Ghani
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