Las actualizaciones de Workday se envían periódicamente a los equipos y organizaciones de recursos humanos. Descubra cómo el departamento de TI de Atlassian gestiona y optimiza esas actualizaciones con Jira.
Mire debajo del capó del equipo de cualquier empresa moderna y encontrará el zumbido constante de la tecnología, el trabajo en equipo y las operaciones en la búsqueda del crecimiento. Atlassian no es diferente.
La empresa se fijó recientemente el objetivo de llegar a los 25 000 empleados para 2025. Eso es el triple de la cantidad de empleados actuales en la empresa y tiene grandes implicaciones para los sistemas de personas que la sustentan.
“Es un objetivo increíble que necesita una plataforma increíble en toda la empresa, incluso en el lado de la tecnología de personas”, dice Caroline McBride, analista sénior de sistemas de negocios en el equipo de tecnología de personas de Atlassian.
El departamento de recursos humanos de Atlassian se denomina equipo de Personas. Cuentan con el apoyo del equipo de People Tech, un grupo de TI de Atlassian dedicado a desarrollar soluciones de TI para satisfacer las necesidades de recursos humanos. Es un modelo que es esencial para la forma en que Atlassian HR opera y crece con la empresa en general.
Sin una plataforma que admita una organización en expansión, se dedica mucho esfuerzo innecesario a rastrear y actualizar sistemas que podrían rastrearse fácilmente a través de la automatización en lugar de seguir haciéndolo manualmente. Así es como Caroline y el equipo People Tech de Atlassian resolvieron un problema que asoló a RR. HH. durante años.
Controlar las actualizaciones de Workday
Atlassian utiliza Workday como su plataforma de sistema de información de recursos humanos (HRIS), administrando información confidencial y personal, información de nómina y mucho más. El ecosistema de Workday es rico y matizado, con actualizaciones de software de la empresa implementadas dos veces al año. Cada vez que hay una actualización de Workday, hay un efecto dominó en todo el sistema que puede cambiar el lugar donde se encuentran los datos y la información. Por lo tanto, el equipo de TI de Atlassian debe realizar un seguimiento de los cambios en nombre de Recursos Humanos.
El problema es que cualquier actualización puede tener cientos, si no miles, de cambios. También podría tener impactos relativamente menores o tener el potencial de romper todo el sistema si los equipos de TI y recursos humanos no planificaron adecuadamente las actualizaciones.
De un vistazo, estas actualizaciones no parecen tener un efecto en los resultados de una empresa o en sus operaciones diarias. ¿Las actualizaciones no son tan simples como descargar algo y esperar unos segundos?
No, dice Carolina. Es mucho más complejo que eso. Tome el ejemplo de dar a los empleados la opción de actualizar y compartir sus pronombres. Por lo general, este tipo de datos tiene la misma seguridad que el nombre, la dirección, el número de seguro social y cualquier otra información confidencial de una persona. Pero permitir que los pronombres sean visibles para todos implica crear un sistema de seguridad independiente, activarlo y probarlo para asegurarse de que Workday no comparta más que los pronombres.
“Las actualizaciones como esa son complejas, por decir lo menos”, dice Caroline. “Entonces, tener más historia, rigor y estructura a través de Jira para administrar estas actualizaciones a través de Workday es un cambio de juego”.
Para proteger información personal como esa y evitar que el sistema se dañe, el equipo rastreó las actualizaciones manualmente, usando hojas de cálculo y etiquetando a los miembros del equipo asignados para investigar, rastrear, probar y aprobar las actualizaciones. Aunque funcionó, requirió más de un mes de trabajo para cada actualización semestral y estaba comenzando a mostrar sus limitaciones. Por ejemplo, a medida que crecía la cantidad de empleados de Atlassian, se reducía la capacidad de administrar de manera eficiente todas las actualizaciones de Workday. Simplemente no había suficientes personas para rastrear el número aparentemente interminable de cambios.
Además, era difícil ver el estado de actualizaciones específicas, ya sea que estuvieran listas para implementarse o retrasadas, desde una sola línea en una hoja de cálculo. Tenía que haber una forma mejor y automatizada. Entonces, recurrieron a Jira.
Usar Jira para organizar datos
Atlassian IT adopta la filosofía de utilizar las mejores soluciones de su clase para resolver problemas. Jira fue el camino obvio a seguir con su capacidad para crear un registro permanente de cambios y ejecutar informes extensos.
El proceso final involucró la creación de un flujo de trabajo a través de Jira para rastrear todas y cada una de las actualizaciones. Cada problema ahora se convirtió en un ticket de Jira, con un resumen en la parte superior y un historial de actualizaciones completo y de búsqueda. A través de Jira, el equipo obtiene una visión holística de cada actualización. Aún más poderosa fue la capacidad de asignar tareas y automatizar recordatorios para garantizar que se completaran las pruebas.
“Con Jira, es increíble ver estadísticas e información que nunca antes habíamos tenido. Podemos centrarnos en áreas específicas, ver quién necesita trabajar en qué y priorizar en consecuencia”, dice Caroline.
Anualmente, el nuevo proceso ha eliminado el trabajo de un mes que el equipo dedicó a procesar y probar las actualizaciones. Pero lo que es más importante, el equipo no necesita dejar todo en las semanas previas a las actualizaciones de Workday.
Creación de una base para el crecimiento y la escala de recursos humanos
Establecer una base a través de Jira para las operaciones de recursos humanos es la clave del éxito para las empresas que buscan crecer y escalar. Es por eso que Atlassian IT está invirtiendo fuertemente en los pilares de la tecnología, incluida la forma en que usan sus propios productos, para el equipo de personas.
“Tener una herramienta como esta nos permite crear actualizaciones consistentes en todas nuestras herramientas. Es la respuesta a la pregunta que nos hemos hecho durante años: ‘¿Cómo gestionamos todas estas actualizaciones y cambios desde Workday?’ La respuesta es usar Jira para conectar nuestro trabajo con los datos”, dice Caroline.
Autor: Departamento de IT de Atlassian
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