Publicado el 14 de junio, 2024.
Escrito por CINDY JI, Product Marketing Manager, Work Managemen.t
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Descubra las similitudes y diferencias clave para tomar la mejor decisión para su organización.
La elección de la plataforma adecuada para la colaboración, intercambio de conocimientos y creación de contenido para su equipo dependerá principalmente de las necesidades específicas de su negocio. Confluence está diseñado para adaptarse a organizaciones empresariales al facilitar la conexión entre individuos, equipos y departamentos. Por otro lado, Notion suele ser preferido por usuarios individuales o equipos más pequeños.
En este artículo, exploraremos en profundidad las fortalezas de cada plataforma. Sin embargo, la elección correcta para su negocio dependerá completamente de las necesidades únicas de su organización. Notion es conocido por ser una herramienta popular entre usuarios individuales, mientras que Confluence ofrece integraciones y controles administrativos que son fundamentales para equipos más grandes. Notion puede volverse menos organizado a medida que una empresa crece o los flujos de trabajo se hacen más complejos, en contraste con la estructura de Confluence, que está diseñada específicamente para adaptarse a las necesidades de los equipos empresariales.
Aproveche esta comparación detallada entre Confluence y Notion para estar bien informado al tomar la mejor decisión para su organización.
Pero, ¿Qué es Confluence?
Desde su lanzamiento en 2004, Confluence ha evolucionado como un espacio de trabajo conectado diseñado para equipos de todos los tamaños, donde la colaboración se encuentra con el conocimiento. En Confluence, el contenido se organiza en páginas dentro de espacios dedicados, facilitando a más de 75.000 usuarios la estructuración y el intercambio eficiente de trabajo, acelerando así los procesos de equipo.
Características de Confluence
Confluence simplifica la colaboración en documentos y es la elección preferida de equipos de todos los tipos. En comparación con sus competidores, Confluence se destaca por su excelente integración con herramientas como Jira, facilitando así el progreso del trabajo de los equipos. Además, Confluence ofrece un mercado completo con aplicaciones e integraciones gratuitas y de pago que permiten a los usuarios realizar prácticamente cualquier tarea relacionada con el trabajo que necesiten.
Creación de contenido
En Confluence, los espacios están organizados para facilitar el acceso y la localización de la información. Puedes pensar en los espacios como armarios donde los equipos guardan su trabajo. Dentro de estos espacios, los equipos pueden crear páginas, similar a organizar la ropa en perchas dentro de un armario. Las páginas más antiguas se archivan automáticamente, asegurando que el contenido nuevo sea fácilmente accesible y visible.
Con Confluence, crear contenido para toda la empresa, como bases de conocimientos y wikis, es sencillo gracias a sus plantillas que simplifican el proceso inicial. Además, las opciones de formato y las macros facilitan la adición y edición de contenido.
La estructura de navegación en Confluence se basa en un árbol de páginas que fortalece la organización del contenido de manera natural. La potente función de búsqueda permite encontrar rápidamente contenido relevante, con la capacidad de obtener respuestas impulsadas por IA directamente desde la barra de búsqueda. Esto facilita a los usuarios encontrar contenido para cualquier equipo en cualquier producto de Atlassian de manera eficiente.
Aplicaciones e integraciones
Con más de 3000 aplicaciones e integraciones, las funciones de colaboración de Confluence impulsan la productividad de los equipos y facilitan la gestión de proyectos.
Confluence ofrece una integración fluida con otras herramientas dentro del ecosistema de Atlassian, como Jira y Trello. Además, se conecta con numerosas aplicaciones externas como Slack, Figma, Microsoft Teams, Google Drive, entre otras integraciones de terceros que potencian las automatizaciones. Cada año, más de 600 aplicaciones basadas en la nube se agregan al Atlassian Marketplace.
Recientemente, Confluence ha introducido Whiteboards, una herramienta que permite a gerentes de programas, especialistas en marketing, líderes de equipos y cualquier usuario que necesite visualizar información, poner en práctica sus ideas de manera efectiva. Con las pizarras blancas, los usuarios pueden importar incidencias de Jira para una gestión eficiente de tareas, convertir notas adhesivas de la pizarra en incidencias de Jira y páginas de Confluence, y colaborar en un lienzo infinito con sus compañeros de equipo.
Además, Confluence ofrece una potente herramienta de bases de datos que permite a los usuarios estructurar, conectar y gestionar el trabajo de manera simplificada, reemplazando la necesidad de hojas de Excel enormes. Estas bases de datos proporcionan a los gerentes de proyectos y a los equipos una vista integral de cómo está relacionado su trabajo, con sincronización en tiempo real para asegurar que siempre se vea la información más actualizada.
Controles administrativos
Confluence otorga un poder significativo a los administradores, ofreciendo controles avanzados en todos los planes pagos. Sus características permiten una colaboración a gran escala y un intercambio de conocimientos más robusto que sus competidores. Confluence incluye tanto controles de administración globales para todo el sistema como controles específicos del espacio, lo que alivia la carga de los administradores del sitio al permitir permisos más detallados.
La estructura y las extensas funciones de administración de Confluence proporcionan las protecciones necesarias para que las empresas organicen la información y escalen eficazmente. Los administradores pueden crear permisos, establecer controles y asignar roles en cualquier plan pago, además de:
- Agregar e invitar nuevos usuarios.
- Eliminar o deshabilitar usuarios.
- Restablecer contraseñas.
- Modificar la información de los usuarios.
- Administrar grupos a nivel del sitio.
- Configurar directorios de usuarios.
Los análisis de administración a nivel del sitio permiten a los líderes evaluar el rendimiento del contenido y la actividad de los usuarios, facilitando la toma de decisiones informadas. Estos análisis también ayudan a los equipos a identificar dependencias, descubrir bloqueadores y mejorar la eficiencia.
Todos los planes pagos de Confluence permiten a los usuarios colaborar externamente, fuera de sus organizaciones. Las opciones de colaboración externa incluyen acceso anónimo a espacios o páginas en modo “solo visualización”, permisos de “invitado” que permiten edición completa, y enlaces públicos que permiten compartir URL de páginas individuales de Confluence públicamente.
Escalabilidad
El 96 % de los usuarios de Confluence afirman que es altamente escalable en organizaciones de cualquier tamaño. Esto se debe a que Confluence está diseñado para crecer junto con su empresa, ofreciendo seguridad de nivel empresarial, integraciones personalizables y controles de administración avanzados.
Confluence permite que los equipos de todos los departamentos colaboren en el mismo espacio. Gracias a las sólidas integraciones con las herramientas favoritas de cada equipo y al respaldo de la plataforma Atlassian, Confluence puede funcionar como un centro de colaboración de contenido para toda la empresa sin necesidad de recurrir a herramientas adicionales. Su amplia gama de casos de uso y funcionalidades para todos los equipos asegura una escalabilidad optimizada.
Las plantillas de Confluence ayudan a los equipos a estandarizar el conocimiento, impulsar la creación de contenido y brindar coherencia a las páginas, facilitando así la digestión de la información. Estas plantillas actúan como guías paso a paso, realizando gran parte del trabajo estructural por usted, lo que simplifica la escalabilidad. Además, los administradores de espacios y sitios pueden crear plantillas personalizadas para estandarizar el trabajo de todo el equipo o la empresa.
La seguridad de Confluence es parte del Centro de Confianza de Atlassian, que ayuda a las organizaciones a fortalecer la resiliencia de su infraestructura de seguridad y permite agregar usuarios de forma segura en cualquier ubicación. Esto permite a los equipos escalar de manera efectiva sin comprometer la seguridad, la privacidad o el cumplimiento de los datos. Los datos de Confluence están protegidos con almacenamiento en EE. UU., la UE, Australia y Alemania.
Reseñas de Confluence
Confluence cuenta con más de 3700 reseñas en G2. Entre las características más apreciadas por los usuarios se destacan:
- Páginas
- Documentos del proyecto
- Funcionalidad de búsqueda
- Gestión de proyectos
- Herramientas de colaboración
¿Qué es Notion?
Lanzado en 2016, Notion es una solución relativamente nueva en el ámbito de la productividad. Ofrece una opción flexible para tomar notas, crear wikis, documentar hojas de ruta de productos, organizar notas y más. Aunque es potente, puede que no sea lo suficientemente robusta para todos los casos de uso de colaboración e intercambio de conocimientos, especialmente a gran escala.
Características de Notion
Notion es una opción más sencilla que puede resultar atractiva para ciertos usos personales. Sus integraciones, tableros Kanban y su interfaz clara son útiles para quienes buscan una solución de productividad individual.
Creación de Contenido
Con Notion, el editor de bloques de arrastrar y soltar permite a los usuarios comenzar rápidamente y personalizar la estructura del contenido. El contenido es flexible y puede transformarse fácilmente; los usuarios pueden convertir texto en una tabla, un calendario, un tablero Kanban o viñetas.
Aplicaciones e Integraciones
La aplicación de escritorio de Notion facilita la colaboración en un entorno enfocado. Está optimizada para la velocidad, permitiendo a los usuarios encontrar y crear contenido rápidamente. Los usuarios pueden iniciar documentos, conectarlos a proyectos y realizar un seguimiento de las tareas sin tener que navegar por innumerables pestañas del navegador.
Al igual que Confluence, Notion se integra con aplicaciones de terceros como Slack para reducir la necesidad de cambiar de herramienta. Sin embargo, Notion no cuenta con la misma variedad de integraciones y APIs disponibles en Atlassian Marketplace para los usuarios de Confluence.
Controles de Administración
Notion permite a los usuarios compartir documentos y bases de datos fuera de sus empresas, pero los invitados solo tienen acceso a páginas específicas y no a espacios de trabajo completos, lo que puede complicar la colaboración a nivel de equipo con agencias o proveedores.
Además del uso compartido externo, Notion no ofrece controles de administración extensivos en sus planes estándar. Los administradores de Notion pueden:
- Agregar y eliminar miembros
- Cambiar configuraciones en espacios de trabajo
- Actualizar información de facturación
Para obtener un mayor control administrativo, los usuarios deben suscribirse a una cuenta Enterprise. La ausencia de controles administrativos avanzados en los planes estándar de Notion puede dificultar la ampliación del producto para algunos usuarios.
Escalabilidad
Aunque Notion facilita el inicio gracias a su organización y estructura de información, la visibilidad de la información puede volverse problemática a medida que se suman más equipos. Cuando se agrega una gran cantidad de contenido a los espacios de trabajo, páginas y bloques de Notion, encontrar información específica puede ser complicado.
En un entorno de colaboración en equipo, múltiples personas agregarán y trabajarán en páginas dentro de Notion. Sin embargo, debido a la falta de estandarización en la organización del espacio de trabajo (las páginas principales no son consistentes), la función de búsqueda puede volverse menos eficiente a medida que se acumula más contenido.
Confluence vs. Notion : ¿cuál es mejor para tu organización?
La mejor herramienta para su organización dependerá de las necesidades específicas de su equipo. En general, las características de Confluence son ideales para organizaciones con equipos grandes, altos niveles de creación de contenido o flujos de trabajo complejos, aunque también pueden ser efectivas para equipos pequeños y usuarios individuales. Por otro lado, Notion está más orientado a usuarios individuales y al uso personal.
Comparación de Confluence y Notion
Tanto Confluence como Notion son herramientas poderosas, pero tienen diferentes fortalezas y debilidades. Las principales diferencias entre ambas radican en la variedad de integraciones que ofrecen y el nivel de control administrativo disponible.
Características Clave a Considerar
Al elegir una herramienta, busque funciones que se alineen con los requisitos funcionales de su equipo. A continuación, se muestra una comparación de las características de Confluence y Notion.
Integraciones
El 95% de los usuarios de Confluence que también han utilizado Notion afirman que las integraciones de aplicaciones de Confluence son superiores.
Soporte y Comunidad
Confluence ofrece soporte integral a través de un equipo dedicado, documentación detallada y un foro comunitario. Notion proporciona un centro de ayuda con documentación, grupos comunitarios y soporte por correo electrónico.
Capacitación
Atlassian University ofrece cursos gratuitos sobre los fundamentos del software y capacitación práctica para ayudar a los usuarios a acortar su curva de aprendizaje, desarrollar sus habilidades y capacitar a los equipos. Además de los cursos gratuitos, Confluence ofrece capacitación para usuarios de todos los niveles, desde usuarios individuales y administradores hasta líderes de equipo, y una extensa base de conocimientos que facilita la incorporación.
En contraste, Notion no cuenta con programas de capacitación avanzados, pero ofrece guías, tutoriales y seminarios web a través de su sitio web.
Socios
Atlassian Partners ofrece una variedad de servicios acreditados, capacitaciones, integraciones y soluciones personalizadas para ayudarlo a enfrentar desafíos a cualquier escala:
- Socios de Soluciones: Equipos con empresas de consultoría que proporcionan conocimiento del producto, implementación y soluciones personalizadas.
- Socios del Marketplace: Proveedores de aplicaciones e integraciones en el Marketplace de Atlassian.
- Socios de la Alianza Global: Ofrecen a los clientes empresariales experiencia en transformación empresarial y de mercados verticales.
- Socios de Plataforma: Colaboran con empresas tecnológicas que ofrecen herramientas y servicios integrados con los productos de Atlassian.
Notion también ofrece programas de socios:
- Socios Tecnológicos: Aumentan la distribución de productos y desarrollan soluciones con nuevas herramientas utilizando Notion y productos asociados.
- Socios Consultores: Apoyan a los clientes de Notion y hacen crecer su negocio a través de oportunidades de ventas.
- Socios de Startups: Ofrecen a Notion acceso gratuito a redes de startups.
- Socios Afiliados: Permiten que los usuarios obtengan recompensas a través del programa de referencia de Notion.
La Mejor Elección para tu Equipo
En lo que respecta a Notion vs. Confluence, no existe una opción objetivamente “mejor”. La elección adecuada depende de sus necesidades organizativas y de gestión del conocimiento.
Si bien Notion es ideal para usuarios individuales, Confluence es la opción a considerar si desea un espacio de trabajo en equipo escalable que funcione para grupos de cualquier tamaño.
Publicado el 14 de junio, 2024.
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