Responda nuestro cuestionario para averiguar si sus herramientas están ayudando o perjudicando.
Cada empresa, independientemente de la industria, tiene un conjunto de objetivos comerciales o de misión que miden su éxito. Para lograr esos objetivos, los equipos se comprometen a poseer varias tareas (es decir, flujos de trabajo), pero a menudo es más complicado que eso. Los objetivos empresariales y de misión a menudo tienen prioridades competitivas y ocupan las mismas personas y recursos para entregar resultados, por lo que es fundamental encontrar las herramientas adecuadas para optimizar la eficiencia en su organización.
Si usted es un administrador de un entorno autogestionado, probablemente le corresponda empoderar a sus equipos con las herramientas adecuadas. Si no tiene las herramientas adecuadas, a menudo está atrapado tratando de contener incendios sin apagarlos. Por ejemplo, considere la cantidad de tiempo que dedica a solucionar problemas de acceso de usuarios o al mantenimiento de todas las herramientas que usan sus equipos. Por supuesto, usted resuelve esos desafíos a medida que surgen, pero eso no deja mucho tiempo en el día para resolver la causa raíz de esos problemas. Es por eso que es tan esencial adoptar herramientas empresariales que puedan ayudarlo a apagar esos incendios, para siempre.
¿Cómo se apilan sus herramientas?
Entonces, ¿cómo saber si las herramientas de su empresa lo están ayudando a apagar los incendios, por así decirlo? Sugerimos que hay cinco componentes principales a considerar:
- ¿Sus herramientas ayudan a estandarizar los flujos de trabajo?
- ¿Pueden sus herramientas monitorear e informar sobre las actividades de sus equipos?
- ¿Pueden sus herramientas ser utilizadas por todos sus equipos y actuar como parte de su conjunto de herramientas estandarizado?
- ¿Sus herramientas lo ayudan a desarrollar un proceso de administración de usuarios?
- ¿Son sus herramientas capaces de automatización?
Si bien estas áreas pueden contribuir a la eficiencia de una organización, también pueden estar causando ineficiencias con la misma facilidad. ¿Cómo se clasifican sus herramientas? Complete el cuadro de mandos de flujo de trabajo y eficiencia y descúbralo.
Obtenga más información sobre por qué es tan importante contar con las herramientas adecuadas, además de cómo comenzar o continuar su viaje de eficiencia, a continuación.
Estandarizando los flujos de trabajo de su organización
Una empresa se compone tradicionalmente de una gran red de unidades de negocios (BU), departamentos o programas, cada uno con sus propios objetivos, y a menudo operando en un silo. Este modelo tenía sentido cuando cada unidad solo era responsable de cumplir sus propios objetivos independientes.
Pero cuando esos objetivos se entrelazan y son interdependientes, el modelo de silo comienza a desmoronarse. Los equipos tienden a desarrollar su propia forma de trabajar, y eso dificulta la colaboración de las personas, especialmente cuando sus herramientas no funcionan juntas. En última instancia, esto obstaculiza su capacidad para cumplir efectivamente los objetivos de la organización.
Cada administrador de empresa puede beneficiarse de un conjunto de herramientas que se pueden utilizar para implementar flujos de trabajo estándar en sus equipos. Si bien cada equipo puede tener componentes únicos específicos para sus roles, las herramientas adecuadas le permitirán establecer un cierto nivel de uniformidad y al mismo tiempo le brindarán la flexibilidad de personalizar los componentes cuando sea necesario.
Pero recuerde, es importante que entreviste a sus equipos y realice una auditoría de los componentes personalizables que tiene actualmente en su instancia para determinar si son necesarios o si todavía están en uso.
Monitoreo e informes
Sin tener la supervisión o los informes correctos en sus herramientas, no tiene forma de saber si las personas están usando las herramientas correctamente. Por ejemplo, si realizó una auditoría de sus campos personalizados como parte de la estandarización de sus flujos de trabajo, ¿qué sucede si los equipos comienzan a agregar nuevos campos personalizados o resucitar campos que eliminó nuevamente en sus proyectos? Has vuelto a donde empezaste: personas que operan en silos, esperando que lo gestiones todo.
Por lo tanto, es imperativo que sus herramientas le den la información que necesita para tomar medidas. Al monitorear los eventos en su instancia a medida que ocurren, puede resolver rápidamente cualquier problema que esté en conflicto con los estándares que ha implementado.
Estandarizando sus herramientas
Impulsar la colaboración entre sus equipos no se trata solo de desarrollar flujos de trabajo con sus soluciones aprobadas. También se trata de reducir la cantidad de herramientas de las que es responsable, a favor de administrar solo aquellas que se pueden usar universalmente en toda la organización.
Cuando se trata literalmente de cientos de herramientas, puede ser un trabajo de tiempo completo (y en realidad es un trabajo de tiempo completo en algunas organizaciones) administrar su ciclo de vida, determinar cuándo deben actualizarse y comprender cómo cada uno funciona para cumplir con los objetivos de su organización.
La mejor manera de comenzar a construir un conjunto estandarizado de herramientas es determinando cuáles son críticas para el éxito de su organización. Una vez que haya auditado todas las herramientas que utiliza su organización, puede establecer e implementar las mejores prácticas de ITAM. Y después de haber minimizado la cantidad de herramientas que necesita para mantener, tendrá más tiempo para concentrarse en otras áreas del negocio.
Administrar usuarios y grupos
¿Recuerdas cuándo tus usuarios podían contactarte directamente a ti, el administrador, y obtener acceso a cualquier herramienta que necesitaran? ¿O qué ocurre cuando sus equipos son lo suficientemente pequeños como para que usted pueda otorgar permisos globales a los gerentes y ellos puedan crear grupos y agregar a quien quieran? Comenzó como una buena idea. Ya no era el cuello de botella y los equipos no tenían que preocuparse por tener acceso a las herramientas que necesitaban. El problema es que este modelo no escala.
Con el crecimiento de la empresa, los administradores tienden a asumir las responsabilidades de gestión de usuarios, lo que significa heredar también todo el legado. En estos casos, una buena parte de los días de los administradores se dedican a otorgar acceso a herramientas e intentar agregar usuarios existentes o nuevos a los grupos correctos. Para colmo, después de años de usuarios y grupos administrados ad hoc, es difícil saber si los grupos todavía están en uso o incluso son válidos. Ahora te has convertido en el cuello de botella de nuevo.
Por lo tanto, es importante que sus herramientas le permitan desarrollar un proceso de administración de usuarios y que sean capaces de archivar grupos y usuarios heredados. Al establecer e implementar un proceso, puede desarrollar una estrategia que agilice la administración de usuarios y reduzca los datos heredados antes de que afecte potencialmente el rendimiento de sus herramientas.
Automatizando su entorno
Una de las formas más rápidas de aumentar la eficiencia como administrador es incorporar la automatización a su entorno, pero también es la tarea más fácil de poner en segundo plano. Con problemas más urgentes, como otorgar a sus usuarios acceso a las herramientas que necesitan, puede ser difícil encontrar el tiempo para crear scripts o identificar áreas que podrían automatizarse. Además, muchas herramientas no tienen la funcionalidad que le permite automatizar partes de su entorno. Pero si desea impulsar la innovación, sus herramientas deben tener capacidades de automatización.
Dos formas principales de automatización pueden ser particularmente importantes para los administradores de entornos autogestionados son las actualizaciones y la infraestructura.
A menudo, las nuevas funciones lanzadas en las herramientas de su organización podrían resolver muchas de las necesidades de sus equipos, pero el riesgo de “manguera” de su sistema es muy real. A veces puede parecer más fácil seguir con una versión anterior de un producto para reducir el riesgo de tiempo de inactividad en sus herramientas o introducir posibles problemas de seguridad. Para resolver este problema, muchos administradores han creado scripts de compilación para actualizar sus instancias de prueba , lo que les permite probar nuevas características antes de implementarlas en producción, reduciendo así el riesgo para los usuarios finales.
Si desea construir un crecimiento estratégico para el futuro, sus herramientas deben poder implementarse en una infraestructura moderna que ofrezca automatización. Por ejemplo, la implementación de su instancia en la infraestructura como servicio (IaaS) asigna responsabilidades de gestión de datos y seguridad al proveedor de la nube, al tiempo que le brinda la flexibilidad de aprovechar sus funciones de automatización, como AWS System Manager Automation o Azure Automation . Incluso si no está listo para modernizar su infraestructura o aprovechar la computación en la nube, contar con herramientas que se puedan implementar para adaptarse a las demandas cambiantes de su organización es fundamental.
Elegir un conjunto de herramientas empresariales con capacidades en estas cinco áreas centrales es esencial para el éxito de sus equipos. Sin las herramientas adecuadas, es casi imposible que sus equipos cumplan con los objetivos comerciales o de misión de su organización, lo que hace que pase la mayor parte de sus horas de trabajo reaccionando a los problemas, en lugar de centrarse en el éxito de la misión o el crecimiento futuro de su organización. Con estos cinco componentes como prioridad, puede identificar soluciones que faciliten la vida de los administradores y los equipos a los que dan soporte.
Para consultar sobre los productos de Atlassian Chile adecuados para tu empresa escríbenos a Contacto S4E
Somos S4E, Gold Solution Partner de AtlassianChile visítanos y conoce más de JiraChile
