Publicado el 26 de septiembre de 2024
Escrito por Atlassian
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La tecnología de gestión del conocimiento (KM) ha avanzado considerablemente. Hoy en día, existen herramientas para casi cualquier necesidad: desde facilitar el soporte de TI y colaborar en ideas con compañeros, hasta crear bases de conocimiento tanto internas como externas.
Estas herramientas permiten a los empleados capturar, almacenar y compartir información crítica para el negocio, fomentando la innovación y mejorando la eficiencia operativa, mientras eliminan los silos de datos.
En este artículo, exploramos los diferentes tipos de herramientas de gestión del conocimiento, sus principales características y el mejor software de KM que debes considerar para encontrar la solución adecuada para tu empresa.
¿Qué son las herramientas de gestión del conocimiento?
Entonces, ¿qué es la gestión del conocimiento? En términos simples, es la práctica de capturar, organizar y compartir el conocimiento colectivo de una empresa para mejorar la toma de decisiones, fomentar la innovación y aumentar el desempeño general.
Una herramienta de gestión del conocimiento es una plataforma de software que permite a las empresas crear, administrar y optimizar una biblioteca de información y datos. Esto facilita la colaboración en equipo, la incorporación de nuevos empleados, la innovación, el aprendizaje continuo y mucho más.
Estas herramientas permiten a los expertos cargar su conocimiento en una plataforma de fácil búsqueda, donde los empleados pueden acceder a procedimientos, mejores prácticas y respuestas a preguntas frecuentes. Esto promueve una cultura de intercambio de conocimientos, asegurando que los empleados siempre tengan acceso a la información que necesitan para trabajar de manera eficaz.
Existen cinco tipos principales de herramientas de gestión del conocimiento:
- Bases de conocimiento: Son bibliotecas de autoservicio que contienen preguntas frecuentes, documentación, tutoriales, videos, guías prácticas, entre otros. Una base de conocimiento interna está destinada a los empleados, mientras que una externa es para los clientes. Ambas facilitan respuestas rápidas mediante funciones de búsqueda y un almacenamiento organizado del conocimiento de la empresa.
- Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS): Facilitan el desarrollo de los empleados almacenando y distribuyendo cuestionarios, cursos en línea, programas de capacitación y otros materiales educativos.
- Software de gestión de documentos: Una herramienta para crear, almacenar, acceder y colaborar en documentos entre equipos.
- Sistemas de gestión de contenido (CMS): Permiten a las empresas crear, gestionar y publicar contenido en línea. Generalmente son herramientas sin código.
- Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM): Rastrean la información y comunicaciones de los clientes, asegurando que ninguna interacción se pierda.
En ITSM (Gestión de Servicios de TI), las herramientas de gestión del conocimiento ayudan a los equipos de TI a colaborar en proyectos, rastrear activos y capacitar al personal de soporte. Lo más importante es que permiten la creación y acceso a una base de conocimientos de autoservicio, donde los equipos pueden encontrar instrucciones, procedimientos y videos para resolver problemas comunes, tanto de empleados como de clientes, y gestionar las diversas tecnologías de la empresa.
Digitalizar y optimizar su proceso de gestión del conocimiento le permitirá aumentar la eficiencia, reducir costos y transformar el conocimiento y los conceptos de los empleados en ideas innovadoras.
Características clave de las herramientas eficaces de gestión del conocimiento
Las distintas herramientas de gestión del conocimiento tienen funciones variadas. Por ejemplo, el conjunto de características de una herramienta diseñada para crear bases de conocimiento difiere significativamente del de un sistema de gestión del aprendizaje.
A continuación, se presentan algunas características esenciales que encontrarás en la mayoría de las herramientas de calidad:
- Herramientas de colaboración: Permiten a los equipos editar documentos simultáneamente, notificar a los miembros sobre actualizaciones, mantener conversaciones a través de comentarios en línea, organizar tareas del proyecto en un espacio centralizado, realizar un seguimiento de decisiones y participar en lluvias de ideas.
- Gestión de documentos: Almacena documentos importantes en un espacio centralizado donde todos pueden acceder fácilmente. La herramienta también debería facilitar la creación de nuevos documentos mediante funciones como bloques de contenido reutilizables y campos inteligentes.
- Función de búsqueda: Permite a los usuarios ingresar palabras clave para encontrar la información que necesitan. Las herramientas varían en su capacidad para comprender la intención de búsqueda del usuario; algunas utilizan inteligencia artificial para mejorar la velocidad y precisión con la que muestran el contenido relevante.
- Integraciones de terceros: Facilitan la transferencia automática de datos. Por ejemplo, puedes integrar Confluence con Slack para responder a comentarios de Confluence sin salir de Slack, lo que aumenta la eficiencia.
- Análisis y reportes: Monitorean cómo interactúan los empleados con la base de conocimientos. ¿Quién aporta más conocimiento? ¿Qué recursos son los más populares? ¿Cuáles tienen un rendimiento deficiente y reciben críticas negativas? Esta información ayuda a optimizar la base de conocimientos.
Además de las funcionalidades mencionadas, estas herramientas fomentan el intercambio y la captura de conocimientos en toda la organización.
Beneficios de utilizar herramientas de gestión del conocimiento
Las herramientas de gestión del conocimiento mejoran la productividad empresarial al reducir el tiempo que los empleados dedican a buscar información. Con una base de conocimientos con capacidad de búsqueda, los empleados pueden encontrar respuestas o documentos necesarios en cuestión de segundos. Por ejemplo, un especialista en TI que necesita resolver un problema de contraseña de un empleado puede consultar la base de conocimientos para verificar si ya existe un procedimiento establecido.
Estas herramientas también fomentan la colaboración en equipo, permitiendo compartir conocimientos, realizar un seguimiento de tareas y decisiones del proyecto, asignar responsabilidades, intercambiar ideas y trabajar desde un punto de vista centralizado. Por ejemplo, los especialistas en marketing que colaboran en un proyecto de contenido SEO pueden almacenar sus pautas de estilo, resúmenes de contenido y otros documentos de marca en un solo lugar. Esto garantiza que todos estén alineados y sigan las mejores prácticas.
Además, las herramientas de gestión del conocimiento mejoran significativamente la toma de decisiones. Los empleados que no están seguros de cómo abordar un problema pueden consultar la base de conocimientos y acceder a las mejores prácticas y soluciones documentadas.
Por último, estas herramientas fomentan la innovación al facilitar el aprendizaje entre los empleados, permitiendo que agreguen y modifiquen el contenido de la base de conocimientos y combinen conceptos aparentemente no relacionados en nuevas ideas que impulsen el negocio hacia una operación más eficiente.
Las mejores herramientas de gestión del conocimiento del mercado
Desde herramientas de gestión de proyectos ágiles con funciones para compartir conocimientos hasta bases de conocimiento más tradicionales, hay numerosas herramientas que le ayudarán a capturar y organizar la sabiduría de su empresa.
A continuación, se presentan ocho de las mejores herramientas del mercado, destacando sus características clave para que pueda elegir la más adecuada a sus necesidades.
Confluence: la mejor herramienta de gestión del conocimiento
Confluence combina una base de conocimientos, un sistema de gestión de documentos y una herramienta de gestión de proyectos en una plataforma unificada. Esto permite que los equipos trabajen de manera fluida en proyectos y encuentren rápidamente documentos críticos y respuestas a sus preguntas.
Si utiliza Jira, Confluence es una opción ideal, ya que ofrece integraciones valiosas con Jira, incluida la posibilidad de transformar notas adhesivas en su pizarra de lluvia de ideas de Confluence en problemas de Jira, facilitando el inicio de trabajo por parte del equipo.
Jira: la mejor opción para la gestión ágil de proyectos
Jira es una herramienta de gestión de proyectos ágiles diseñada para respaldar a los desarrolladores de software que utilizan metodologías ágiles, como Scrum, Kanban o cualquier otro enfoque.
Con características como tableros Scrum, gestión del backlog y control de versiones, los equipos de desarrollo pueden planificar sprints de manera efectiva. Durante el sprint, los equipos pueden utilizar la vista de tablero (que se muestra a continuación) para hacer un seguimiento de las tareas y monitorear el progreso hacia sus objetivos. Jira es ideal para equipos que buscan mejorar la eficiencia en su desarrollo y optimizar el tiempo de entrega.

Jira Service Management: la mejor opción para gestionar solicitudes de servicio de TI
Jira Service Management es una solución integral de gestión de servicios que ayuda a los equipos de TI, desarrollo y negocios a optimizar los flujos de trabajo relacionados con el soporte de TI.
La plataforma incluye una mesa de ayuda para gestionar solicitudes de servicio, además de funciones críticas de ITSM, como herramientas para la gestión de incidentes, problemas, cambios y activos.
Jira Service Management cuenta con una base de conocimientos integrada y federada que proporciona respuestas y soluciones rápidas a problemas comunes, empoderando al personal de TI y facilitando el autoservicio. Además, la base de conocimientos le permite evaluar la efectividad de cada artículo en la resolución de solicitudes.

Trello: la mejor opción para la gestión visual de tareas
Trello es una solución de gestión de proyectos intuitiva que facilita la gestión visual de tareas. Permite a gerentes y colaboradores organizar sus proyectos mediante tableros, listas y tarjetas (también conocidas como tareas).
Los usuarios pueden personalizar los tableros con diferentes columnas (por ejemplo, “No iniciado”, “En proceso”, “Completado”) y mover las tarjetas a las columnas correspondientes. Además, pueden establecer fechas límite y añadir notas en cada tarjeta.
Trello es una herramienta eficaz para que equipos más pequeños realicen un seguimiento del progreso del proyecto y prioricen tareas de manera efectiva.
Pizarras de Confluence: las mejores para la colaboración visual
La gestión del conocimiento con Confluence permite a los equipos colaborar en notas de reuniones, planes de proyectos y sesiones de lluvia de ideas.
Con funciones de colaboración visual sofisticadas y únicas, las pizarras de Confluence permiten a los usuarios ilustrar sus ideas con notas adhesivas y diagramas, editar en tiempo real, agregar documentos y archivos, y crear conexiones entre temas dentro de la pizarra.

Los usuarios también pueden aprovechar plantillas de mejores prácticas y la compatibilidad con contenido multimedia para crear planes, recursos, artículos e ideas atractivas e interactivas. La función de comentarios permite refinar estos elementos con el tiempo.
Atlas: la mejor opción para la alineación del equipo
Atlas es una herramienta de gestión del conocimiento que simplifica la coordinación de equipos y alinea sus esfuerzos con los objetivos del proyecto. Desde una plataforma centralizada, los miembros del equipo pueden establecer hitos, recibir actualizaciones breves sobre los cambios del proyecto e incluso realizar un seguimiento de cómo su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa.
Sus sólidas funciones de gestión del conocimiento organizan toda la información del proyecto, agrupando equipos, objetivos y conocimientos por tema.

Esta es una solución ideal si deseas que los miembros de tu equipo estén al tanto de los objetivos clave y operen con la información más actualizada.
Jira Product Discovery: la mejor opción para priorizar ideas
Jira Product Discovery es una herramienta de gestión del conocimiento que permite a los equipos de productos capturar y consolidar sus ideas, comentarios de los usuarios y características en un solo lugar.
En el tablero de Ideas, el personal de producto puede revisar cada propuesta, junto con su objetivo asociado, puntuación de prioridad, valor estratégico y otros aspectos relevantes.

La función de hoja de ruta de Jira Product Discovery permite a los líderes de producto crear y compartir hojas de ruta personalizadas, manteniendo a todos los involucrados informados. Los equipos de producto que buscan una forma más sistemática de capturar y validar ideas encontrarán en esta herramienta una excelente solución.
Jira: la mejor opción para la gestión y el seguimiento de tareas
Jira facilita a los equipos el seguimiento y la gestión de tareas individuales y problemas de proyectos, gracias a sus potentes funciones de gestión de tareas. Los usuarios pueden crear, asignar y supervisar tareas para cumplir con los plazos y alcanzar los objetivos del proyecto. Además, es posible combinar múltiples proyectos en un calendario, línea de tiempo o resumen general para obtener una visión clara del progreso.
Cada licencia de Jira incluye herramientas que conectan proyectos, documentos y datos, mejorando la alineación entre equipos de negocios y software, lo que fomenta la colaboración interdepartamental.
Cómo elegir la herramienta de gestión del conocimiento adecuada para su empresa
1. Evalúe las necesidades de su empresa.
Determine qué tipo de información necesita capturar y las funciones clave que requiere. Esto le ayudará a definir la categoría de herramienta (como bases de conocimiento o gestión de documentos) y las funcionalidades necesarias.
2. Considere su presupuesto.
El costo de las herramientas de gestión del conocimiento varía considerablemente, desde soluciones gratuitas como Trello hasta plataformas empresariales de pago. Evalúe su presupuesto y busque herramientas que se ajusten a sus limitaciones financieras, sin sacrificar funcionalidad.
3. Evalúe la escalabilidad.
Asegúrese de que la herramienta pueda crecer junto con su empresa, permitiendo la adición de más usuarios, contenido y funciones a medida que sea necesario, sin requerir una actualización significativa del sistema.
4. Priorice las integraciones.
Busque herramientas que se integren fácilmente con su software existente, como plataformas de gestión de proyectos o CRM. Esto facilitará la automatización del flujo de trabajo y mejorará la eficiencia general.
5. Pruebe varias plataformas.
Investigue y pruebe varias soluciones utilizando las versiones de prueba gratuitas. Recopile comentarios de los usuarios clave y explore reseñas en sitios especializados como G2 para comparar opciones en función de las necesidades de su empresa.
Mejores prácticas para implementar herramientas de gestión del conocimiento
1. Decida qué conocimiento capturar.
Colabore con los líderes de equipo para identificar la información que los empleados necesitan para desempeñar su trabajo eficientemente. Documente procesos repetitivos, procedimientos estándar y respuestas a preguntas comunes.
2. Identifique a los expertos.
Asigne a los expertos de cada área la responsabilidad de crear artículos, guías y preguntas frecuentes que se integren en la herramienta de gestión del conocimiento.
3. Centralice el conocimiento existente.
Recopile documentos, preguntas frecuentes y otros recursos que ya estén disponibles y clasifíquelos de manera que los empleados puedan acceder fácilmente a ellos.
4. Capacitación y apoyo continuo.
Asegúrese de que sus empleados reciban la formación adecuada para utilizar la herramienta de gestión del conocimiento. Introduzca nuevas funciones de manera progresiva para facilitar la adopción.
5. Involucre a los líderes.
Promueva una cultura de intercambio de conocimientos, donde los líderes empresariales fomenten la creación y mejora constante de los recursos compartidos.
Implementando estas herramientas de forma cuidadosa, asegurarás que todos accedan a la información que necesitan, la creación de equipos multifuncionales, mejorando la eficiencia y la colaboración entre equipos.
Maximice el éxito empresarial con Confluence
Equipos de TI y otras áreas pueden aumentar drásticamente su eficiencia al capturar y almacenar información clave de la empresa. Al elegir una herramienta que combine base de conocimientos, gestión de documentos y gestión de proyectos en una sola plataforma, como Confluence, los equipos pueden colaborar de manera fluida y acceder fácilmente a materiales críticos.
Confluence es ideal para aquellas empresas que buscan un espacio de trabajo centralizado donde la gestión del conocimiento y la colaboración se unen para impulsar el éxito empresarial.
Publicado el 26 de septiembre de 2024
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